毎日の業務の中で「あー、今日はなんだか気分がのらない」「今日は仕事したくないな」と思ってしまう日もありますよね。それとは反対に「今日はすごくやる気がある！」という日もあるといったように、モチベーションに波がある方も多いのではないでしょうか。私もその一人でした。

この波が私の場合やっかいで、上下左右差が激しく、業務の遅れにつながってしまうことも。そのためモチベーション管理が必須でした。そこで教わったのが、ノートを使った自分自身のレビューです。自分を客観的に判断でき、モチベーションの波を小さくして取り組めるようになりました。今現在の私のようにリモートワークやフリーランスなど、自分自身をマネジメントしなければならない方にぜひ実践してほしいと思っています。

レビューとは「振り返る」「分析する」こと。あなたの業務を、あなた自身で振り返り、その反省を行って、改善点を探すことです。「反省」というと、すごくネガティブに聞こえますが、そうではありません。「何がどううまくいき、何をどう改善すればよりよくできるのか？」を知ることです。

業務効率化のための自分レビューのやり方

会社員のころ、レビューは、四半期ごと、月ごとなど、ある程度間を開けておこなっていました。リモートワークになってからは、当時からつけていた自分のための「週報」をレビューがわりに活用しています。

「週報」といっても、別に畏まったものではありません。まず週の初めに、ノートの左側にその週のタスクを書き出します（タスクが増えた場合、これに書き足していきます）。それぞれの右側にそのタスクについて、自分自身の分析を書き込んでいきましょう。書き込むタイミングは、そのタスクが終わった直後でも、一日の終わりでも、その週最後の稼働日でもOK。大切なのは、正確に、具体的に記入すること、ちゃんと続けることです。

分析で抑えるべきは、４つのポイントです。

• そのタスクはうまくいった？いっていない？どちらでもない？明確に達成度を明記。
• そう思ったのはなぜ？　理由を書くことは絶対に必要です。「なんとなく」ではNG。
• どうしたらもっとうまくいくと思うか（うまくいく基準はなに？）
• 今回作業して良かった点は？　良かったと思う部分をちゃんと探して褒めましょう。

これらを明確にしていくことにレビューの意味があります。なんとなく業務がうまくいったでは、次にいかせないどころか、また同じ業務を依頼された際に同じパフォーマンスを出すことが難しくなります。「なんとなくうまくいかなかった」で放置するのは危険。苦手な部分は苦手なままです。

このような「なんとなく」に気分が加われば、「今日はやる気があったから、なんとなく業務がスムーズにいった」「今日は気分がのらなかったから、作業がうまくいかなかった」など自分の気持ち次第になってしまい、一向に業務改善にもつながりませんし、効率化なんて夢のまた夢です。

正確に、明確に、具体的に、客観的に。あなたの部下はあなたであり、あなたの上司はあなたなのです。

この自分レビューの目的は、気分に左右されないで業務を遂行する方法を見つけることであり、自分の長所と短所を知る事でもあります。そして、できない理由ではなく、業務ができる理由の発掘場所でもあるのです。これを知ることで、得意な分野はより得意に、苦手な分野は、改善へと導けるのです。そして、やらない理由を探してグダグダするのではなく、どうやったらできるかを考える訓練ができます。

自分レビューのやり方の締めくくり

週最後の稼働日の締めくくりは、その週のよかった点と次の週の課題を3つずつ挙げてみましょう。その際、必ずどちらも3つとします。週によって、数にばらつきが出てしまうのは、よくありません。なぜなら、それこそモチベーションに波をつくるきっかけになってしまうからです。必ず同じ数ずつ挙げていきましょう。

その工程を1ヶ月繰り返すと、なんとなく、自分の課題として同じような点が挙がっていることに気づくでしょう。また、3ヵ月続けることで自分の長所も見えてくるはずです。

そして、1年続ければ、自分の良い点が約150点も挙がっているはずです。それは自分への励みになります。そして、改善点はより良い作業をするためのエッセンス。同じ悩みが少なくなり、自分自身が日々、成長できていることが自分の目で確認できるはずです。

ぜひ、毎日の自分レビューを取り入れていてくださいね。