社員全員リモートワークのTimeCrowdチームが重宝する管理ツール5選

昨今、「働き方改革」や「テレワーク」という言葉が話題ですが、
弊社は社員全員がリモートワークをして仕事をしています。
世間の流れからいうと、流行最先端を行く(?)働き方なのかもしれません。

それは言いすぎですが、「リモートワークを導入したい」「業務効率化のためにデータを取りたい」
というお客様からのお声も多々いただくので、実際にTimeCrowdチームが使っているツールを紹介しつつ、
どのような使い方をしてリモートワークを確立しているかを書きたいと思います。

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タスクの時間を測り効率化:時間管理・共有は「TimeCrowd(タイムクラウド)」

TimeCrowd(タイムクラウド)は、タスクを記録と時間の共有が出来る時間管理ツールです。
リモートワークをしていると、誰が何をやっているかわからないというのが一番の難点ですが、
TimeCrowdでタスクごとに時間を測ることで、リアルタイムに誰が何をやっているかが見えてきます。

また、業務の効率化を行う上で、まずやることは現状把握
リスト化するだけでは見落としてしまいがちな、「本当に社員がやっているタスク」があぶりだされます

タスクは、Chrome拡張機能から記録開始

ブラウザ上から行うよりも簡単です。記録が続けられるのもChrome拡張の手軽さのおかげかもしれません。

さらに、手軽さといえば「URL打刻」という機能があって、リンクアイコンをクリックすると、
今開いているページのタイトル名を自動で入力してくれます。
postalkを開いてURL打刻機能を使うと、こんなかんじです。

URL打刻

エンジニアチームは、この機能を使ってGitのissueごとに記録をつけています。

記録中はリアルタイムにチームと共有

記録している間は、リアルタイムに誰がどんなタスクを頑張っているのか見えます。
常に監視されているわけでもなく、誰にも見られていないわけでもなく、
知りたい時に確認出来る、ほどよい拘束感と自由さが実現出来ていると思っています。

他にも、記録したタスクをカテゴリーごとに割合を示したり、時間×単価計算をするレポート機能があります。
記録したタスクは、データとして蓄積されていきますが、
それらをレポートで出力し、見える化出来れば、業務の無駄や改善すべき箇所が見えてきます。

抑えるべき時間は抑え、時間の使い所には存分に時間を使っていただく、
そんなツールでありたいと願っています。

TimeCrowdのことばっかり語っていては他のツールのことが話せないので省略します。
詳しくはこちら!

ボードの2つ使いでタスクの見える化:Trello

案件管理はTrelloを使っています。
ボードを2つ使って管理しています。

  • 直近やることボード:進捗状況の確認をする
  • 仕様検討中ボード:直近やらないけど後々やるカードを溜めておく

進捗状況を管理する「直近やることボード」

直近やることボード

主に、直近やると決まった案件以降のフェーズをここで管理します。
BACKLOGレーンに、ディレクターが仕様をまとめた状態でカードを置き、
エンジニアチームが行える状態になったらTODOへ移動します。
IN REVIEWからは、dev環境→STG環境→本番と確認とデプロイを進めていき、
本番で確認できたら、DONE→週末のエンジニアチーム+ディレクターのMTGで振り返ってアーカイブ化します。

いろいろ試行錯誤した結果、今はこの状態に落ち着きました。

直近行わない案件を管理する「仕様検討中ボード」

仕様検討中ボード

正直整理しきれていないのですが…
まだ仕様が確定していないものや、ディレクターの中で固まっていないもの、優先度低めのバグなどはここに置いておきます。
「第4クオーター(10月〜12月)」は一番重要なレーンで、ロードマップに沿ってやっていくカードが積まれています。

その他、「ヘルプページ更新用Trello」や「マーケティング&営業用Trello」がありますが、
ほぼひとり運用です。

リモートワークで大事なコミュニケーションツール:Slack、チャットワーク

TimeCrowdチームは最近Slackへ移行しました。
それ以外の、会社としてのやりとりはチャットワークがメインです。

どんなchannelがあるか

「attention-」:通知系のchannelたちです。ブログの投稿、エゴサの結果などを流すものや、お客様からのお問い合わせ、Trelloの通知、デプロイ通知など様々。
「personal-」:チャットワークのとき同様、個々の分報部屋です
「blog-writing」:週1本ずつ、エンジニアさんが記事を書いてくれるのでその報告など用channelです
その他、開発、マーケティング、テストフェーズ専用channelなどあります。

#randomで何を話しているか

私は他のチームの#randomがどんなかんじかすごく興味があるので、
自分のチームの#random事情を話したいと思います。

定期的に流れてくる情報はこんなかんじ。

  • 全員の星座別しいたけ占い
  • NIKKEI bot

しいたけ占いが超当たる!!」と気付いてから、しいたけさんの占いを毎週月曜12:00に流してみることにしました。

しいたけ占い

全員分の星座が流れます。こんなかんじです。
たまに社長と私がきゃっきゃうふふする程度のインパクトを与えてくれています。

あと話題の日経アプリを入れてみました。

日経

紆余曲折ありましたが、他の要らないアプリを削除することで解決しました。
まだ盛り上がりを見せるところまで昇華させられていませんが、盛り上がることを期待しています。
チャットワークbotが大活躍してた(であろう)雑談部屋の活気を取り戻すべく、今後も頑張りたいと思います。

議事録から議論、スケジュール管理までいろいろ出来る:Quip

Quip

Quipは、手軽にドキュメントを作って共有出来るので、もうほとんどのドキュメントはQuipで作っています。

コメント機能で議論が進む

コメント

リアルタイムに更新出来るので、ミーティングしながら議事録を書き進められるのもメリットですが、
仕様検討時に、まずディレクターがババっと仕様をまとめたら、それを見てエンジニアさんがコメントを書いていき、
それを繰り返してブラッシュアップしていけるのが、Quipのいいところです。
議論が進むUIなのがいいかんじです。

スケジュールを作れたり高機能!

スケジュール

スケジュールを挿入出来たり、他にもkanbanやスプレッドシートも挿入できるというなんでもござれなツールです。
TimeCrowdチームでは、ブログ担当表や休暇スケジュールを書いておけるQuipを設けました。

リモートワーカーのホワイトボード的役割:postalk

postalk

マーケティング業務で大活躍

ドキュメントは基本Quipで済ませていますが、
ロードマップ、ペルソナ、フロー図などドキュメント形式に収まらないものは全部postalkで作っちゃいます。
基本、自分が使ってエンジニアチームに共有し、議論するときは事前に共有して疑問点を書いてもらいます。

質問

このように書いておいてもらえれば、追って返信したりそれをもとにミーティングしたり出来ます。

チームがしっくりくるツール選定と運用を

チームや業務内容によって、何が最適かは一概には言えません。
私たちも、常に見直しを行ってトライアンドエラーを短いスパンで行っています。
「よさそうでやってみたけど実際めんどうだったよね、次はこれを試してみよう。」
その繰り返しです。今の運用も、明日にはボツになっているかもしれません。

業務効率化とは、時間を短縮することだけがゴールではありません。
本当に時間を割くべきことへの時間を増やすこともゴールのひとつです。
それを伝えられるツールにすることがTimeCrowdのミッションだと思っています。

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