会議は効率的に! グラフィックレコーディングで有意義な議論を

「会議」と聞いて、どんなことを想像しますか? 「ダラダラと長い」「発言しにくい雰囲気」「一部の人たちだけで盛り上がっている」など、ネガティブなことをイメージする人も少なくないのでは? 働き方改革によって生産性向上が求められている昨今、ムダな業務を一つひとつ洗いだしていたら、“ムダな会議”に費やしている時間が長いことに気づいたという話も……。

そこで今回は、ギュッと内容を凝縮した、生産性の高い会議を行うことができる「グラフィックレコーディング」について紹介します。

グラフィックレコーディングとは?

グラフィックレコーディングとは、議論や対話などを絵や図(グラフィック)を用いて、可視化しながら記録するファシリテーション手法です。この手法は今日、様々なシンポジウムや会議などで使われるようになってきました。

議論の内容はグラフィックレコーダー(記録者)によって、一枚の紙やホワイトボードにまとめられます。『Graphic Recorder-議論を可視化するグラフィックレコーディングの教科書-』(清水淳子著、ビー・エヌ・エヌ新社)によると、グラフィックレコーダーは、以下のポイントに沿って記録していきます。

1. Listen:議論や対話の音声情報を耳で聞き取る
2. Think:話し手の感情に共感しつつも、事実は冷静に分析する
3. Draw:受け取った情報を整理して、リアルタイムで紙に描き出す

参加者がボードに集中することで一体感が生まれる

ではなぜ、文章や映像、音声など数ある記録方法のなかでも、「グラフィック」が注目されているのでしょうか。同書によると、複雑で長い情報を複数人に伝えるうえで、以下に記すようなグラフィックの特性が役立つからだそうです。

特性1:一覧性がある→ 一目でパッとみんなで全体像が把握できる
特性2:構造化ができる→ 物事の複雑な関係性が明確になる

これらの特性によって、会議の参加者は早い段階で共通認識をもつことができるので、議論がスムーズに運びます。また、議論や対話が可視化された紙やボードに参加者が意識を集中させているうちに、「みんなで同じものを見ている」という一体感が生まれ、フラットな関係性を築くことができます。これにより意見を発言しやすい雰囲気になり、議論が活発になるのです。さらに、記録を見ながら議論を振り返ることができるというメリットもあります。

会議終了後には“図表入りの議事録”が完成している

理想的な会議は、限られた時間の中で参加者全員が当事者意識をもって課題について考え、着地点を見いだすこと。グラフィックレコーディングは、これを可能にしてくれるはずです。「グラフィック」という表現が楽しい雰囲気をかもしだし、参加者は最後まで退屈することなく議論に集中できるのではないでしょうか。

それだけではなく、会議終了後には、“図表入りの議事録”ができあがっているので、欠席者にスピーディーに会議の内容を伝えることができ、時間短縮にもなるのです。グラフィックレコーディング、ぜひ会議に取り入れてみてはいかがでしょうか。

 

参考図書

『Graphic Recorder-議論を可視化するグラフィックレコーディングの教科書-』清水淳子著、ビー・エヌ・エヌ新社、2017.

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