みなさんは、「頑張っているのに仕事が進まない」と感じたことがあるでしょうか。ただ漠然と「仕事が進まない」と思っていても、なかなか改善はできません。まずは仕事が進まない原因をきちんと洗い出して、適切な解決策を講じる必要があるでしょう。そこで今回は、仕事が進まない原因5つと、仕事を効率よく進める方法を解説していきます。おすすめのツールも紹介しているので、仕事が進まないと悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。

 

仕事が進まない原因5つ

仕事が進まないという悩みの解決に向けて、まずは仕事が進まない原因を究明していきましょう。心当たりがある原因はないか、チェックしながら読んでみてください。

 

抱えている仕事の量が多すぎる

仕事が進まない原因の一つとして考えられるのが、抱えている仕事の量が多すぎるということです。これは、細かい業務やメイン業務の周辺となる業務が多すぎて、本当にやりたい仕事に手が付けられなかったり、メイン業務のための時間が確保できなかったりするということです。

 

勤務時間に見合わない業務量を抱えてしまうと、本当にやらなければならない仕事が進まないというのは一つの悩みになるでしょう。

 

効率が悪い

人によって、得意な仕事と苦手な仕事は異なります。自分が苦手だと思っている分野の仕事や作業を任されている時は、気持ちも乗りませんし、作業効率もさがってしまうでしょう。

 

また、得意不得意に限らず、仕事の進め方自体が分かっていないは、どの業務に取り組んでも効率が悪いという場合もあります。自分で効率の良し悪しを判断するのは、難しいため、自分でも気が付いていないことがあるでしょう。客観的に把握するには、時間管理ツールなどを使ってみるとよいかもしれません。

 

作業が遅い

仕事が進まない原因の一つとして、そもそも作業が遅いということが挙げられます。特に、仕事が丁寧な人や、今の業務に就いて日が浅いという人は、どうしても仕事の進みが遅くなってしまうでしょう。

 

ただ、作業のペースを速めるというのは簡単なことではありません。ミスにも繋がりかねないため、慎重に解決策を講じる必要があります。

 

無駄な時間がある

自分の一日のスケジュールを振り返ってみてください。無駄だと思われる時間はないでしょうか。特に、営業職などの会社の外に出て仕事をする方は、先方との打ち合わせが始まるまでの時間や移動中など、活用できそうな時間が散りばめられていることが多いです。

 

基本的には社内で仕事をするという人も、出勤してから退勤するまでにスキマ時間がないか振り返ってみてください。意外と無駄にしている時間が見つかることが多いです。

 

優先順位が分かっていない

仕事に取り組む際、優先順位は意識できているでしょうか。仕事の優先順位が意識できていないと、優先順位が低いものから取り掛かってしまうことがあります。そうすると、本来先に取り組まなければならなかった仕事に気付いたときには、既に締め切りが迫っていることも。今度はその仕事に手一杯になり、他の仕事が全く進まなくなってしまうという悪循環が生まれてしまいます。

 

仕事を効率良く進めるための方法

ここまで、仕事が進まない原因について解説してきました。思い当たる節はあったでしょうか。ただ、原因が理解できても、仕事を捗らせることはできません。そこで続いては、先ほどの原因を踏まえて、仕事を効率よく進めるための方法についてご紹介していきます。仕事を効率よく進めたい人は、ぜひ実践してみてください。

 

TO DOリストを作成する

仕事を効率よく進めるためには、まず、自分が抱えている仕事をリストアップしましょう。リストアップして可視化することで、把握漏れを防ぐことができます。さらにその中から、今日やらなければいけないこと、今週中にやらなければいけないこと、今月中にやらなければいけないことなど、期限を分けてTO DOリストを作成しておきましょう。

 

期間別のTO DOリストを作成することで、いつまでにどの仕事をするべきか一目でわかります。

 

優先順位を明確にする

仕事の優先順位を明確にすることで、「期限が先のものから取り組んでしまい、明日が締め切りだった仕事が間に合わない」という事態を避けることができます。仕事を引き受けるときには、必ず納期や優先度も確認しておくとよいでしょう。

 

また、TO DOリストを作成する際にも、優先順位は重要です。自分だけで判断するのが難しければ、上司や場合によってはクライアントとも相談するようにしましょう。

 

一日のタイムスケジュールを組む

TO DOリストや優先順位が決まったら、一日のタイムスケジュールを組んでいきましょう。漠然とTO DOリストのままにしておくよりも、「何時から何時はこれをする」と決めておく方が、作業の見通しが立ってやる気アップにも繋がります。

 

飽きっぽい人は同じような作業を続けていれないようにしたり、逆に集中力がある人は、一気に同じ作業をして終わらせてしまうなど、スケジュールの立て方は人それぞれです。自分に合ったスケジュールの組み方を研究していきましょう。

 

タスクにかかる時間を正確に見積もる

TO DOリストを作成したり、一日のスケジュールを立てる際に重要なのが、一つのタスクにかかる時間を正確に見積もるということです。せっかくスケジュールを立てても、タスクにかかる時間が見積もれていなければ、それ通りに進めることができるはずはなく、スケジュールの意味がなくなってしまいます。

 

同じようなタスクで、過去にどれくらいの時間がかかったかを参考にしながら、できるだけ正確に見積もれるように訓練してみてください。

 

時間の管理には「TimeCrowd」がおすすめ

TimeCrowdとは、それぞれの仕事にかかった時間等を管理することができるツールです。タイマー機能が付いているため、どの作業にどれくらいの時間がかかったかを正確に把握することができます。これがあれば、どの仕事にどれくらいの時間がかかっているか計算する精度がグンと上がるでしょう。

 

TimeCrowdの特徴として、操作がシンプルで分かりやすく、レポート機能を使うことで、週単位や月単位での閲覧が可能であることが挙げられます。また、個人での利用は無料であることも嬉しいポイントです。チーム利用する際には、月額500円がかかります。

 

ツールを上手に使って作業の効率化を図りましょう！

自分では把握しきれないことも、ツールを上手に活用することで、快適に仕事を進めることができるようになります。仕事が進まないと悩んでいる人は、今回ご紹介した解決方法やツールをぜひ活用してみてください。