チーム内に仕事が遅い人がいると、業務全体の流れが滞り、仕事効率が悪くなります。仕事が遅い人に、上司やリーダーとして指導するにはどのようにすれば良いか、悩んでいる方もいるでしょう。
そこで、仕事が遅い原因と、仕事が速い人の違いを検証し、時間管理ツールを使って見える化することをご提案いたします。
客観的に見えるようになることで、自分の役割を把握して仕事を効率よく進めることができるように指導していきましょう。
目次
仕事が遅い人にどう指導する？
いつも残業している部下や後輩はいませんか？他の人は仕事が終わって帰っているのに、残業しないと追いつかない人は、何か原因があるのかもしれません。
ただし、仕事が遅い人にもそれぞれに原因があるため、指導する側としても個別に原因を把握する必要があります。また仕事が速い人と何が違うのかを比較してみることで、どのように指導していけば改善できるか見えるようになっていきます。
その人に合った指導をするためにも、仕事が遅い原因を探り、時間管理ツールを使った指導の仕方を紹介します。まずは仕事が遅い原因を見ていきましょう。
仕事が遅い5つの原因
仕事が遅い理由は主に５つの原因があげられます。一体何が仕事を遅らせているのでしょうか。ひとつずつ紹介します。
仕事の全体像が理解できていない
仕事が遅い人は、今自分がやっている仕事が、業務全体のどの部分なのか理解できていない可能性があります。どのような業務もすべて１人で行うのではなく、パートを振り分けて担当者がそれぞれの仕事を行います。
仕事が遅い人は、自分のパートがどこでどのように機能しているか、また業務全体の流れのどの部分なのかわからないため、遅れてもどのような影響が出るか想像できないのです。
時間を意識していない
仕事にはそれにかける適正な時間があります。そして仕事にはそれぞれ納期や締め切りが設けられています。仕事が遅い人はマイペースな人が多く、仕事を頼まれても自分のペースで仕事を進めてしまい、結果的に納期に間に合わないということも。
また特徴として頼まれた際に納期をたずねない（質問できない）人が多く見受けられます。仕事に対して時間を意識していないため、ダラダラと仕事が遅くなってしまうのです。
決断ができない
仕事が遅い人は、自分が優柔不断であると自覚している人もいるでしょう。優柔不断な性格は、頼まれた仕事を断れなかったり、意思決定が遅くなったりして、結果的に仕事が遅くなってしまいます。
わたしたちは１日に30,000回以上も選択し、決定していると言われています。つまり優柔不断な人はその１つ１つが遅いために、仕事も遅くなってしまいます。性格的なものですから、直すというより的確に導くことが大切です。
報連相ができない
ビジネスにおいて大切な「報告・連絡・相談」ですが、仕事が遅い人はこれができていません。仕事においてわからないこと、トラブルなどはすぐに上司に報告し、関係各所に連絡し、的確な人や部署に相談することが肝要。
仕事が遅い人は、ギリギリまで自分で解決しようとして報連相をしないため、仕事が遅れるばかりか、余計に修正や変更に時間がかかってしまうことも。「途中できちんと報連相があれば解決できたのに」というケースも多くなってしまいます。
前回のミスを修復できない
どんな優秀な人にもミスはあります。ただし同じミスを繰り返すのは、社会人として致命的と言わざるを得ません。前回のミスを修復できず、何度も同じミスを犯してしまうと、仕事の効率が上がらず仕事が遅いということになってしまいます。
同じミスを繰り返すと、仕事が毎回遅くなるばかりか、周囲の信頼まで失うことになります。
仕事が遅い人・速い人の違い
仕事が遅い人の特徴を見てきましたが、逆に仕事が速い人との違いはどのような点なのでしょうか。両者の違いを検証することで、改善点が見えてくるので、比較してみましょう。
スケジューリングと優先順位の組立ができる
仕事が速い人は、どのような仕事でも綿密なスケジュールを立てています。スケジュールを立てることは、仕事の大枠を掴んで理解していることでもあり、長期・中期・短期での明確な「やるべきこと」が見えています。
だからこそ業務の中で優先順位が理解でき、１日単位の仕事の中でも活かしていくことができます。仕事が遅い人は、全体が見えていないためにスケジュールが立てられず、優先順位もつけられないため漫然と仕事をしてしまい、仕事が遅くなるのです。
業務のキーマンや全体の流れを把握している
各業務にはリーダーや決定権のあるクライアントなど、キーマンが必ずいます。仕事が速い人は、キーマンをしっかり把握しているため、障害やトラブルが起こった時、すぐにキーマンに報告します。きちんと対応できる人に報連相することで、早期解決が図れるのです。
仕事が遅い人は報連相が苦手なために、ちょっとした問題が気づいたら大きな問題なっていたということが起こってしまいます。
整理整頓ができている
仕事が速い人は、仕事に必要な書類やデータなどを整理し、いつでもすぐに取り出せるようにしています。パソコンの中も仕事ごとにフォルダに分け、タグを付けるなどしてわかりやすく整頓されています。
常に整理整頓されていることで、仕事に取りかかるのが速く、探し物の時間もほとんどないのです。
一方、仕事が遅い人はデスクの上もパソコンの中も散らかっていることがしばしば。使いたいものがすぐに取り出せず、探し物に時間がかかり、仕事も遅くなってしまいます。
まわりの状況をよく見ている
仕事はチームで行う以上、今誰が何をしているかを把握しておくのも仕事をスムーズに行うのに必要なことです。仕事が速い人は、まわりの進捗状況をきちんと把握しており、それによって段取り良く進めていくことができるため、業務がスピーディに行えます。
時間管理ツール『TimeCrowd』を使った指導の仕方
仕事の遅い人・速い人の比較をしたことで、課題も見えてきました。そこで時間管理ツール『TimeCrowd』を使って、時間を見える化しながら指導をしていきましょう。
TimeCrowdで業務を見える化
TimeCrowdは、現在はもちろん過去の業務を見える化できる時間管理ツールです。誰が何をしているか、テレワークでも把握できるため、自分の仕事が遅れているのかどうか理解することができます。
業務の見える化は、頭ごなしに仕事が遅いと言うより、本人に自分で納得してもらうことができるメリットもあります。指導のはじめは、自分の仕事が遅いことを自覚させることから始めましょう。
進捗状況がわかるからすぐに対応できる
仕事が遅い人の苦手な、報連相や仕事全体の把握、時間の意識など、TimeCrowdを活用することで見えやすくなります。リーダーもいつでも進捗を確認できるため、声かけや的確な指示ができ、フォロー体制が整います。
例えば、1対1でフォロー面談をしても「今回はできなかったね、次はがんばろう」といった、精神論で終わってしまうこともしばしば起こります。しかしTimeCrowdで時間が見える化できれば、雑用で手間取っているその時に声をかけて、やらないでいいと言ったり、外注化しようと提案したりできます。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードまた他のスタッフからも進捗状況が確認できるので、手が空いたら困っているメンバーに助け船を出したりすることもできます。TimeCrowdの見える化によって、指導者だけでなく、メンバーみんなで「一緒に考えられるデータを揃える」から、すぐに対応可能なのです。
具体的な例はこちらの記事「経営者兼社労士が実践するTimeCrowdの活用法とその魅力とは」も参考にしてみてください。
仕事が速い人のやり方を学べる
TimeCrowdなら、誰がいつどのような仕事をしているか、どの仕事にどのくらい時間をかけているかがわかります。仕事が遅い人は、速い人のやり方を学ぶことができ、改善していくことが可能です。
TimeCrowdで見える化して仕事が遅い人を指導しよう！
仕事が遅い人の特徴を知り、仕事が速い人とどのように違うかがわかったら、ぜひ時間管理ツールを活用してください。TimeCrowdは業務を見える化できるため、仕事が遅い人の指導や適切な指示をするのに大変便利です。
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