時間管理できない・苦手を改善するコツ5選!原因や使える活用術も大公開

「時間管理ができない…」「苦手…」と思い悩む人は、仕事のやり辛さも感じていませんか?予定通りに仕事がこなせなかったり、時間オーバーすることが多かったり…。しかし、誰だって時間を上手に管理して、気持ちよく仕事を進めたいと思いますよね。

 

そこで今回は、時間管理ができない原因をパターン別に追及!時間管理ができないのを改善するコツや、管理しやすくするための活用術もご紹介します。本記事を読んで、時間管理に対する苦手意識を払拭してみてください。

 

時間管理ができる人の特徴

時間管理ができない人と、できる人の違いは何なのでしょうか?時間管理ができる人は、以下のことが自然とできています。

 

  • 物事に優先順位をつける癖が付いている

  • 仕事に余裕をもって取り組む

  • 時間を守る

 

時間管理ができない、苦手と感じている人は、まずはできる人をお手本にすると、改善のヒントが見えてくることもあります。

 

【パターン別】時間管理ができない・苦手な人の原因

時間管理ができない人には、できる人にはない特徴があり、人それぞれに原因が違っていることも。ここでは、時間管理ができない、苦手という人の原因を4つのパターン別にご紹介します。

 

パターン1.優先順位をつけていない

時間管理ができていない人は、物ごとに優先順位をつけることができていない可能性があります。仕事の優先順位がわかっていないと、段取り通りに進まないことが多く、ダラダラと作業が長引いてしまうことも珍しくありません。

 

たとえば、以下のように仕事を進めている場合は要注意。

 

  • 好きなことからはじめる

  • 「なんとなく」で進める

  • マルチタスクできるのが偉いと思っている

 

急ぎの仕事や後回しにできる作業の割り振りができていないと、時間内に仕事を終わらせようと動くこともできません。

 

パターン2.時間の大切さが理解できていない

時間の大切さが理解できていないことも、時間管理ができない原因の1つです。「時間は有限」といいますが、その言葉の意味や重みを実感できていないと、効率的に動こうとも思わないでしょう。このパターンの人は、以下のような特徴があります。

 

  • 時間の見積もり・管理ができない

  • 時間にルーズ(仕事でもプライベートでも遅刻が多い)

 

1日は24時間のみで、自由な時間も仕事の時間も必ず終わりがくるもの。また、後悔するようなことがあっても巻き戻せないものでもあります。時間の大切さをしっかり理解すれば、時間管理に対する意識も変わってくるはずです。

 

パターン3.上司や部下、同期に相談しない

時間管理ができない、苦手という人は、上司や部下、同期に相談せずに「自分でなんとかできる」と抱え込んでしまう傾向があります。結果、時間オーバーしたり、ミスに繋がったりしてしまうことが多いです。

 

また、能力以上の仕事を引き受けてしまっていることに気づけずに、時間管理どころではなくなっているケースもあります。「人に頼るのが苦手」「周囲に相談するなんて…」と考えていることから、常に仕事に追われる事態になっているのです。

 

パターン4.病気が原因の可能性も

時間管理ができないのは、病気が関係している可能性があります。時間管理が苦手な以外に、ケアレスミスや忘れ物が多かったり課題をやりきることができなかったりといった症状がある場合、ADHD(大人の発達障害)が原因とされる可能性も。症状に加えて、日常生活に支障が出ている場合や思い当たる節がある人は、専門医を受診してみましょう。

 

## 時間管理できないのを改善するコツ5選

時間管理ができない原因を明確にしたら、改善できる方法を模索してみましょう。ここでは、時間管理ができないのを改善するコツをご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

 

タスクを具体的に細かく分ける

時間管理ができない人は、タスクを具体的に、細かく分けることからはじめてみましょう。自分のやるべきことが明確になっていれば、とるべき行動も自然と見えてきます。

 

「ミーティング」「Aの案件」「〇〇の報告書作成」など、一つひとつのタスクがわかるように整理してみてください。全て把握できるように、ボードやスマホのメモ帳など、1か所にまとめておくのがポイントです。

 

仕事に優先順位をつける

具体的に分けたタスクは、優先順位をつけるとさらに時間管理しやすくなります。優先順位が理解できていればゴールも明確になり、目的をもって作業を進められるでしょう。「これは緊急だから優先順位上」「この案件は来週締め切りだから順位は下」など、振り分けてみてください。

 

時間を見積もることを習慣化する

時間を見積もる癖をつけることも、時間管理に役立ちます。時間管理が苦手な人は、時間の見積もりができていないことが多いです。時間の見積もりが甘ければ、時間内に仕事を終わらせることができず、スケジュールを修正するのも難しくなってしまいます。

 

タスクごとに時間を見積もって、時間通りに仕事を進めてみましょう。時間の見積もりが難しいと感じる人や最初のうちは、多めに見積もっておくとチャレンジしやすいです。あらかじめ対象の作業にどれだけ時間がかかるのか計測して、データをもとに時間を見積もる方法もあります。

 

時間の見積もりをして、その通りに作業を進めることを習慣化すれば、次第に時間管理に対する苦手意識もなくなっていくはずです。

 

上司や同僚に相談する

時間管理が苦手な人は、周囲に相談して管理方法のヒントをもらってみましょう。とくに上司は、部下の仕事内容を把握していて、タスクの優先順位や進め方も知っています。

 

アドバイスを受ければ、時間内に仕事を終わらせられる可能性がアップするでしょう。困ったときは1人で抱え込まず、周囲に相談して解決策を探してみてください。

 

時間を見える化する

時間を見える化することは、時間管理に役立ちます。自分が何にどれだけの時間を使っているかがわかれば無駄に気づきやすく、改善策も見つかりやすいです。

 

1日のスケジュールを書き出したり、ツールを活用してグラフ化したりして、自分の活動時間を把握しましょう。ツールを使って時間を見える化する方法については、後ほどご紹介します。

 

時間管理しやすくするための活用術

時間管理をするには、「時間」や「やるべきこと」を把握することがポイント。把握するには頭の中よりも、ツールを使って明確にしておくのがおすすめです。これから、時間管理がしやすくなるツール活用術をご紹介するので、自分に合った方法を取り入れてみてください。

 

ノートや付箋を使う

ノートや付箋は、タスクの書き出しや整理に使えます。たとえば、以下のように使ってみてはいかがでしょうか。

 

  • 付箋1枚にタスク1つを書き出して、ノートに優先順位ごとに貼っていく

  • タスクが終わったら付箋をはがす

  • サイズ違いの付箋を用意して、「優先度が高→大きい付箋」「優先度が低い→小さい付箋」と使い分ける

 

ノートに張り付ける以外にも、ミニホワイトボードやカレンダーにまとめておくのも有効です。自分に合った活用法を取り入れてみましょう。

 

カレンダーサービスを利用する

カレンダーサービスを利用して、スケジュールやタスクを見える化する方法を取り入れても、時間管理しやすくなります。Googleカレンダーなどのツールにやるべきタスクを記入して、見える化を図りましょう。過去のスケジュールを見ることもでき、時間管理の改善点を見つけたり、見積もりの目安の参考にしたりすることが可能です。

 

エクセルで時間管理する

エクセルが使いこなせる人は、時間管理に利用する方法も選択肢の1つです。タスクや時間見積もりを整理しつつ、見やすく管理できます。

 

また、エクセルのように使えるGoogleスプレッドシートも時間管理に役立てられます。オンラインで確認でき、どこからでもタスクの追加やチェックが可能です。

 

時間管理ツールを取り入れる

時間管理ツールを取り入れると、時間の見える化が簡単にできます。たとえば、「TimeCrowd」というツールは、タスクの時間を記録して見える化することに特化したツールです。そのため、シンプルな操作でタスクや時間を見える化できます。

 

グラフの出力も可能で、さらにわかりやすく管理や改善点チェックに役立てることが可能。2週間は無料で試せるので、時間管理に役立てられるか使って確認してみてはいかがでしょうか。

 

時間管理ができない・苦手を改善して仕事をスムーズに

時間管理ができないと思うように仕事ができず、余裕がもてなくなってしまいます。とくにテレワークや在宅勤務の場合は、時間管理が仕事をスムーズに進めるには欠かせません。

 

時間管理が苦手な人は、自分の時間の使い方や対する意識を見直してみましょう。コツを掴めれば、時間管理は難しくありません。ただし、時間管理が苦手なのは、病気が原因の場合もあるので、気になる人は専門医を受診してみてください。

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