タイムマネジメントとは、日本語で「時間管理」を意味する言葉です。
とくに近年では働き方改革が進んだことで、従業員一人ひとりに「限られた時間のなかでパフォーマンスを最大化する」ことが強く求められています。このような社会的背景から、タイムマネジメントはただ「時間を管理する」ものではなく、従業員一人ひとりの行動や意識そのものを変える取り組みへと変わりつつあります。
本記事では、タイムマネジメントの意味や各個人が取り入れる方法、企業全体で取り入れる際のポイントなどについて解説いたします。
生産性に課題意識を感じられている企業の経営者・管理職の方はぜひ参考にしてみてください。
目次
タイムマネジメントとは？
タイムマネジメントとは「時間の使い方を改善して、生産性向上を図ること」を意味します。
タイムマネジメントは「行動」や「意識」をマネジメントして、日頃の業務を効率的に進める術であり、各企業や各個人に求められるビジネススキルのひとつです。
とくに近年では「働き方改革」や「タイムパフォーマンス」という言葉が注目を集めたように、時間の価値に重きを置く人が増えています。いかに効率よく業務を進められるかどうかがビジネスマンのパフォーマンスを図る指標になりつつあります。
▼タイムパフォーマンス（タイパ）の意味については下記記事を参考にしてください
タイムマネジメントが必要とされる背景
タイムマネジメントがビジネスシーンに必要とされる背景には、下記の社会的背景があります。
- 働き方改革の推進
- 国内の労働人口の減少
- 生産性の低下傾向
働き方改革の推進により、長時間労働の制限や有給休暇の取得などが義務づけられました。限られた時間のなかで、高い生産性を維持するには作業効率を高める必要があります。
また、労働人口の減少もタイムマネジメントが求められる背景のひとつにあります。現時点でも、各企業が人的リソースを十分に確保できず採用に苦戦しています。限られた人数でも、盤石なオペレーションを設計できるように、従業員一人ひとりの生産性を高める必要があるのです。
タイムマネジメントを実施するメリット
タイムマネジメントを取り入れることで、下記のようなメリットを期待できます。
- 残業時間削減やコストカットに繋がる
- 限られた時間でも、できることを増やせる
- 緊急度や重要度の高いタスクでも、確実にクリアできる
- 一人ひとりに精神的余裕が生まれる
- 仕事とプライベートの両立がしやすくなる
タイムマネジメントは各企業だけではなく、各個人にとってもメリットがあるものです。日常生活の大部分を占める「仕事」に余裕が生まれれば、プライベートを充実させることができるでしょう。
タイムマネジメントの方法・コツ
タイムマネジメントを取り入れる方法やコツについて解説いたします。
- タスクをすべて洗い出す
- 優先順位をつける
- 目標を設定する
- 実践する
- 実践を振り返る
1.タスクをすべて洗い出す
まずは、自分がやるべきタスクをすべて洗い出すことから始めましょう。
アプリ・カレンダー・メモ帳など、自分が管理をしやすい方法で、タスクを書き出すのがおすすめです。また、タスクを書き出す際には、進めるフローや期日とあわせて記載すると抜け漏れを防ぐことができます。
2.優先順位をつける
タスクを洗い出したら、つぎに優先順位をつけます。
緊急度と重要度の2軸から優先順位をつける「アイゼンハワーマトリクス」の活用がおすすめです。
タスクを下記4つの領域に分類して、優先順位を明確にします。
- 第Ⅰの領域：緊急度・重要度ともに高い業務
- 第Ⅱの領域：緊急度は低いが重要度は高い業務
- 第Ⅲの領域：緊急度は高いが重要度は低い業務
- 第Ⅳの領域：緊急度・重要度ともに低い業務
このような分類をすることで、自分がとるべき行動に迷いがなくなり、効率よく業務を進めることができます。
▼優先順位のつけ方については下記の記事を参考にしてください
3.目標を設定する
優先順位をつけたタスクについて、それぞれ具体的な目標を設定しましょう。
タスクごとに目標を設定することで、仕事に対する意識をより高めることができます。
目標を設定する際には「SMARTの法則」を活用しましょう。SMARTの法則とは、ジョージ・T・ドラン博士が提唱した目標設定の方法といわれています。
具体的には下記のように、目標設定をする際のポイントが記されています。
- 「S」 Specific（明確性・具体性）
- 「M」 Measurable（計量性）
- 「A」 Assignable（割当設定）
- 「R」 Realistic（実現可能性）
- 「T」 Time-related（期限設定）
もちろん上記5つのポイントをすべて満たす必要はありません。どのポイントが必要なのか、ひとつずつ判断をしながら、適切な目標設定をしていきましょう。
4.スケジュールを組んでタスクを実践する
タスクの優先順位や目標設定ができたら、具体的なスケジュールを組みます。スケジュールまで設定をし終えたら、時間意識を持って業務に取り組んでいきましょう。
時間意識を持つためには、ポモドーロ・テクニックやタイムボクシングの考え方を取り入れるのがおすすめです。
ポモドーロ・テクニックとは、25分間の集中と5分間の休憩を繰り返すタイムマネジメントの方法です。一方で、タイムボクシングとはタスクごとに所要時間を見積もったうえで時間を区切って取り組む方法のことです。
▼ポモドーロ・テクニックとタイムボクシングについては、それぞれ下記の記事を参考にしてください
タスクの時間管理におすすめのツールTimeCrowd
時間を意識しながらタスクに取り組むには、時間管理ツールTimeCrowdの導入もおすすめです。
タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで「どの業務に・どれくらい時間をかけたのか」を記録することができます。打刻をすることで、時間に対する意識を向けられるほか、想定よりも時間がかかっているタスクがある場合には原因や対応策を検討できます。
TimeCrowdは個人利用だけではなく、チーム（法人）単位でも導入いただけます。
レポート画面からは「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を確認できるため、業務効率化に取り組む際の参考データとしてご活用いただけます。
▼TimeCrowdのレポート画面
最初の2週間はトライアル期間として無料でお試しいただけるため、少しでもご興味のある方は下記のお申し込みフォームよりご申請ください。
TimeCrowdの無料トライアルに申し込むまた、詳細な機能や料金プランについてご興味のある方は下記のサービス資料よりご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード5.実践を振り返る
タイムマネジメントの手法を取り入れながらタスクを実践したあとは、必ず振り返りの時間を設けましょう。
タイムマネジメントは1度きりで終わるものではなく、習慣化しなければ意味がありません。1日の終わりや週末などに時間を設けて、下記のような確認をしてみましょう。
- 適切な目標を設定できていたか
- 計画通りにタスクを進められたか
- タスクごとの時間配分は適切だったか …など
「タスクがスムーズに進まなかった」「目標達成ができなかった」という場合には、目標やスケジュールを見直す必要があります。
このような流れを繰り返すことで、次第にタイムマネジメントの術が身につき、高い生産性を維持しながら業務を進められるようになるでしょう。
▼タイムマネジメント（時間管理）の方法については、下記の記事も参考にしてください
タイムマネジメントを導入するポイント
組織内でタイムマネジメントを取り入れる前に、押さえておきたいポイントについて解説いたします。
現状を把握させる
まずは従業員一人ひとりに現状について把握してもらう必要があります。
「今のままで支障がない」と感じている従業員に対して、タイムマネジメントを実施するように促しても、積極的な行動にはつながりません。
まずは「時間がかかりすぎている」「業務の流れがおかしい」などの課題に気づいてもらう必要があります。タイムマネジメントが必要であることを理解してもらえば、その後の効果も変わってくるはずです。
また、従業員のなかでも率先して業務を進める管理職には、タイムマネジメントの重要性についてより一層の理解をしてもらう必要があります。
効率のいい時間の使い方を具体的に示す
タイムマネジメントの必要性を従業員に伝えるときに「どのようにしたら効率よく時間を使えるのか」という方法論についても言及する必要があります。
具体的なイメージが湧かなければ、従業員は行動に移すことができません。タスクごとの優先順位のつけ方や目標設定の事例などを具体的に伝えることで、タイムマネジメントに取り組みやすくなり、モチベーションを高めることができるでしょう。
余裕のあるスケジュールを設定する
タイムマネジメントを実践する際には、スケジュールに余裕を持たせることが重要になります。
タイムマネジメントを取り入れることで、ある程度の生産性向上が見込める一方で、無理にスケジュールを設定しても従業員を疲弊させてしまうだけです。
プロジェクトやタスクを進めるなかで、トラブルやイレギュラーは発生するものですし、体調不良などで急な欠員が出ることも考えられます。多少は余裕のあるスケジュールを設定するのがポイントです。
課題に合わせて実施する
タイムマネジメントを取り入れる際には、現場の課題に合わせて実施するのがポイントです。
まずはTimeCrowdのような時間管理ツールで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化したり、アンケート調査で現場の困りごとをヒアリングしたりなど、課題を的確に把握する必要があります。
ただ闇雲に「作業効率を上げよう」と唱えても、なかなか難しいのが実情です。課題を特定して、それに合わせた解決策を実施しましょう。
▼おすすめの時間管理ツールについては、下記の記事を参考にしてください
グループワークで情報を共有する
タイムマネジメントの実践で得た情報は、組織全体で共有することもポイントです。
従業員に主体性をもたせてタイムマネジメントを進めるには、グループワークが有効です。従業員同士で議論をしたり、成果を発表したりすることで、新しい発見や改善点を見つけやすくなります。
また、組織全体でタイムマネジメントの重要性が浸透することで、さらなる生産性の向上も期待できるでしょう。
タイムマネジメントを実施する際にはTimeCrowdがおすすめ
タイムマネジメントに取り組む際には、TimeCrowdのような時間管理ツールを導入するのがおすすめです。下記のようなレポート画面から、従業員一人ひとりの稼働時間をタスクごとに確認することができます。
▼TimeCrowdのレポート画面
記録作業は、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけなので、従業員に負担をかけずに導入することができます。
実際に、Chatwork株式会社様ではスタッフの稼働状況を把握するためにTimeCrowdをご活用いただいています。稼働状況を正確に把握することで、ボトルネックとなるタスクを特定して業務改善に取り組まれています。
▼Chatwork株式会社様の事例は下記記事からご確認ください
詳細な機能や料金プランについて少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料からご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードタイムマネジメントを導入して成果を上げよう
タイムマネジメントは近年のビジネスシーンで求められるスキルの1つです。
企業全体で導入する際には、本記事でご紹介したポイントを押さえつつ、従業員が主体的に行動できるような工夫をして浸透させていきましょう。
