「時間管理とは、自分の生き方にリンクしているもの」 株式会社ニット 秋沢崇夫さん

インタビュイー 株式会社ニット(旧 合同会社レインボー)代表 秋沢崇夫氏
インタビュアー 西小倉宏信代表

今回お話を伺った秋沢さんが運営するオンライン秘書サービス「HELP YOU」は、膨大な仕事に追われる企業や個人事業主のために、時間の効率化を実現する救世主ともいうべきもの。ご自身も多忙を極める中で、秋沢さんはどのように日常の「時間」と向き合っているのでしょうか?

「HELP YOU」で、より良い時間利用を提供したい

――まず始めに、御社で提供するサービスについて教えてください。

弊社で提供している「HELP YOU」というサービスは、クライアント様からご依頼をいただいて在宅で働く人たちをアサインするオンラインアシスタントサービスを行っています。3つの大きな特長がありまして、①「クライアントごとに専属のアシスタントを置く」これによって、クライアント側の会社の特性、事業方針、ミッションなどをアシスタントが学んでいき、業務の流れがスムーズになります。②「10人1チームのチーム制」クリエイティブなど、様々なスキルを持ったチームメンバーが集まってサポートするので、10人分のスキルセットが用意できます。③「採用アシスタントを厳選している」求人に対して、毎月300人ほどの応募をいただきますが、エントリーシートの審査、web面談、適性テスト実施を経て合格した人を採用させてもらっています。その合格率は約1%。お客様の要望にお応えできる優秀な人材を集めています。

――サービスを提供する運営体制はどうなっていますか?

社内での役割分担は、僕が営業と運営メンバーの採用、広報PRを行い、社内の他のメンバーにはアシスタントの採用業務やマーケティング、内部の業務改善を担当してもらっています。社内メンバーについても、リモートワークが可能です。

 

――個人としてのスケジュール管理はどのように行っていますか?

Googleカレンダーを使っています。1アカウントで仕事用とプライベート用の閲覧権限を分けているので、仕事用に関しては社内で共有しています。

 

――運営メンバーの方たちも同じですか?

そうですね、Googleカレンダーを使っていますね。

そして、現在250人ほどの登録アシスタントの稼働時間管理には、2017年7月から「TimeCrowd」を導入させてもらいました。

 

――タスク管理にはどういったツールを使っていますか?

チームのタスク管理には「Asana」を使っています。そして、ちょっとしたタスクや思いついたことなどは、Mac純正の「リマインダー」に記録しています。僕はMacユーザーで、使い慣れているので。例えば会議の議事録をGoogleドキュメントで作成して、「リマインダー」にコピーするといった使い方をしています。他には、仕事で「ChatWork」を頻繁に使いますから、メンバー内ではそのタスク機能を使っている人もいますね。

 

「時間を使う」ことに対する意識が大きく変化

――時間管理のために、工夫していることはありますか?

実は、時間を効率的に使うということが苦手な方で。あまりできていないんですよ。普段時間管理のためにやっていることとしては、リマインダー内に、アポイントメントや打ち合わせなど「その日にやることフォルダ」を作っています。

現状、どうしても人手が足りないので、体制を整えて自分のやるべきことに集中したいですね。

起業する前の会社員時代には、部下に勝手にスケジュールをブッキングされてしまうことがあったので、ブロックしてビジネスに必要な「考える時間」をキープするようにしていました。

 

――周囲で、「時間管理が上手だな」と思う方はいらっしゃいますか?

コンサルタントの職業の方を見ると、時間管理が上手だと思います。クライアント様でも、「HELP YOU」のサービスを使いこなして下さっている方は、やはり時間管理が上手です。自分でなければできないコアの業務と、他の人に頼むことができる業務をうまく切り分けている。

僕自身も「HELP YOU」のアシスタントに適宜業務を振り分けることで、自分の時間を有効に使えるようになったと思います。そうでなければ、きっと業務が膨れ上がってパンパンになっていたはず。

 

――「HELP YOU」を利用することで「リソース」の問題が解決して、その結果「時間」の問題も解決できるんですね。

今後取り入れていきたいと思う時間管理のツールや、新しいサービスはありますか?

インバウンドセールス、訪問しなくても営業ができる仕組みを作りたいと思っていまして。今興味があるのは、「ハブスポット」「ベルフォース」。「ベルフォース」は、対面でお客様と電話をしながらパソコンで資料を見ることができるので、便利なんです。

 

それから、メンバーやアシスタントの管理の面で、今メンバーが動いているかどうかがわかるとすぐに仕事を振ることができるので、時間共有ができるとやりやすいと思っています。

 

――「時間管理」と聞いて思いつくキーワードや本、エピソードはありますか?

「時間管理」に関連する本で、『仕事はうかつに始めるな』が面白かったです。人は思っているほど集中していない、ということが分かる。

 

自分のエピソードとしては、若い頃と今では時間に関する意識がかなり変化したと思っています。ライフステージによって時間の大切さが変化するというか、働く時間とプライベートの時間を考えるようになりました。それこそ、20代は仕事一辺倒で、時間に追われていましたから(笑)でも、これからの人生は、自分がやりたいと思うこと、趣味やその時々で没頭したいことも大事にしていきたい。

 

「働き方」と「生き方」、「時間の使い方」は結び付いている

――時間を使いたいと思う趣味では、何かありますか?

趣味とは少し違いますが、「HELP YOU」の将来構想を考えています。これからもっと規模を大きくしていきたいと思っていますから。将来的には、アシスタントを1万人に増やしたい。その人たちの一人ひとりが月20万円を稼ぐことができるようになったとしたら、20億円が創出できますよね。そうなると、社会的なインパクトもあると思うんですよ。「どうやったらそれが実現できるか?」を考えています。

 

――業務が忙しすぎると、会社の将来構想すらじっくり考える時間がなくなってしまいますよね。1日30分でもそのための時間を作ることは、大事だと思います。

 

普段は「短期的に重要なこと」に時間を費やしていますが、「緊急ではないけれど重要なこと」に時間を使っていけたらと思います。今、世間で「働き方改革」ということが言われていますが、働き方は「自分はどう生きたいか?」というテーマとすごくリンクしていると思うんです。自分の人生のうち、3分の1の時間を費やすのが仕事。「HELP YOU」というサービスを興したことで、僕自身「働くとは一体何だろう?」と考えるきっかけになりました。

 

――以前は会社を興すというのは大きなお金もかかるし、やろうと思う人がなかなかいなかった。でも今はそれが容易に実現できる一方で、何をどうしていいか分からない時代で。実際に会社を作ることは大変だと思います。みんなが新しいことをやっている状態だから、ロールモデルが必要。そこで「HELP YOU」のようなサービスを使えば、煩雑な事務をやってもらえるので、楽に実現できることが分かると思います。

 

ロールモデルがいなくなったことは大きいですよね。個にパワーがある時代で、自分が本当にやりたいことをやろうとすると簡単にできる反面、自分主体で進めていくことが重要になりますから。

 

「時間管理」と聞くと、ルールを作って厳しく管理するようなイメージを受けますが、本当は自分の中で「こういう時間の使い方をしたい」と思うことを実現するためのひとつの考え方だと思います。自分がどういう生き方をしていくか、そのためにどんな風に時間を使うか。この仕事をしてから、そういった考えがかなり変わったと思います。

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