「従業員の業務時間を可視化したい」という理由から、時間管理ツールの導入を検討する方も増えてきました。
しかし、時間管理ツールはただ導入すれば良いというものではありません。従業員との意識の共有や定着への工夫など、導入時に検討するべきポイントがいくつかあります。
そこで今回は、時間管理ツールであるTimeCrowdをうまく活用されている株式会社Flucle代表取締役・三田弘道様にインタビューをさせていただきました。
経営者であり、さらには社会保険労務士でもある三田様ならではの視点から、TimeCrowdの活用方法や導入時のポイントをお伺いしています。ぜひ参考にしてください。
■インタビュイー：三田弘道様
2015年に株式会社Flucleを設立し、中小企業や社会保険労務士の人事労務業務をサポートするサービス「HRbase」を提供している。
TimeCrowd導入前の課題
- テレワークで従業員数が増えるにつれて「誰が何をしているのか」わからなくなってきた
TimeCrowd導入後の効果
- お互いの業務状況がリアルタイムで共有されるので「助け合いの文化」が生まれた
- 1on1で時間の使い方について、的確にフィードバックができるようになった
まずは経営者が自ら導入。「業務時間の見直し」を実現
──最初に、貴社の事業内容や三田様の仕事内容を教えてください。
株式会社Flucleでは、就業規則や雇用契約書の作成、労務相談ができるクラウドサービス「HRbase」を運営しています。その他にも、人事労務のQ＆Aサイト「HRbase Solutions」の運営や人事労務のコンサルティングも行っています。
私は経営者なので仕事内容は多岐に渡りますが、今でしたら新サービスの開発やマーケティングに携わる時間が多いです。あとは、会議に出席したり、細かいコンテンツを作ったりすることも多いですね。
──ご多忙なスケジュールのなかで、三田様は個人でTimeCrowdを導入されたと伺いました。どのようなきっかけから導入されたのでしょうか？
「時間の使い方を見直したい」と考えて個人的に導入しました。私としては、できるだけコンサルティング業務の時間は減らしつつ、いかに新規事業である「HRbase」に多くの時間を割けられるかが直近の課題です。
限られた時間を適切に分配するためにはタイムトラッキング（時間管理）が必要だと感じて、比較的操作性がシンプルで使いやすいTimeCrowdの導入を決めました。
──具体的にTimeCrowdをどのように活用しているのでしょうか。
日頃からタスク別に時間を測り、レポート機能を使って、業務時間の見直しを行っています。
たとえば先月はHRbase関連の業務に162時間を費やしました。
しかし、その内訳を見ると「開発」に多くの時間を取られていて「直接営業」にあまり時間を割けていませんでした。なので今月は、もう少し「直接営業」に時間を割こうと業務の見直しを行っています。
このようにTimeCrowdを活用して「どのタスクにどれくらいの時間をかけるべきか」を日頃から見直すことで、最適な時間配分が検討できています。
社内全体で導入したことで、助け合いの文化が生まれた
──その後、社内全体でもTimeCrowdを導入していただきましたよね。
そうですね。従業員が何の業務に時間をかけているのかを把握して、組織全体のパフォーマンスを最大化したいという思いから導入を決めました。
特に当社では経営会議で活用しています。
TimeCrowdで収集したデータをもとに「この人はこれくらいの時間をかけて、これくらいのアウトプットをしました」ということを皆で共有しています。
──導入したことで何か効果を感じた瞬間はありましたか？
もともと当社ではテレワークで働く従業員が多いので、お互いの業務状況がわからない状態が続いていました。
しかし、TimeCrowdのレポート機能を活用することで「誰が何の業務をしているのか」をリアルタイムで共有できるので、助け合いの文化が生まれるようになったと感じます。
比較的業務に余裕のある人が「私が少しお手伝いします」と寄り添うようなコミュニケーションをとるようになりました。
──社内のコミュニケーションが円滑になったということですね。
そうですね。そして社内だけではなく、社外メンバーとの連携にも活用できています。
たとえば外注先のエンジニアの方にもTimeCrowdを使ってもらうことで、進捗状況の確認もスムーズになりました。
また、画面を見るだけで何に時間を使っているのかが分かるため、費用対効果がひと目で分かるというメリットも感じています。
1on1で「時間の使い方」についてフィードバックができた
──その他にも、TimeCrowdを導入して何か効果を感じた瞬間はありますでしょうか？
1on1の際に、時間の使い方についてフィードバックができるようになりました。
もしTimeCrowdを活用していなかった場合、従業員の詳細な時間の使い方まではわからないので、
1on1の際に「今月はうまくできなかったか。じゃあ来月はもう少し頑張ろうか！」など、根性論のフィードバックで終わってしまう恐れがあります。
しかし、TimeCrowdを活用したことで時間の使い方が明確になったので、業務上の課題を特定して的確なフィードバックができるようになりました。
──具体的には、どのような課題が見つかったのでしょうか。
例えば、郵送処理やテープの文字起こしなどの雑務に多くの時間を取られていたり、1つの案件に時間をかけすぎていたりなど、コストと結果が伴っていないケースが数多く見受けられました。
TimeCrowdで業務時間を見える化することで、かけるべき時間の取捨選択や外注化も含めて、解決策を具体的に考えることができています。
TimeCrowdは働き方改革を推進する重要なツール
──多くの時間管理ツールでは従業員が打刻をする必要があるため、社内への定着に懸念を感じる企業様もいます。この点で何か工夫されたことはありますでしょうか？
何のために使うツールなのかを明確化しましたね。
「1on1の際に生産性のある話をするために使う」「自分自身が働き方の見直しをするために使う」という点を従業員へしっかりと伝えることで「これが自分のためになる」ということを理解してもらい、定着化へつなげました。
──従業員に納得感を持って使ってもらうことが重要だということですね。
そうですね。逆にTimeCrowdが自分のためではなく、上司が使うための「管理ツール」として捉えられるとマズいと思います。
ただ上司が部下を管理するために導入していると思われると「本当はやっていないけど、やったことにしておこう」など、ごまかす人も出てくると思いますからね。
──たしかに管理の目的だけで使うと、ツールを使用するモチベーションも下がってしまうかもしれません。
重要なのは、1on1や経営会議などのイベントで使用することです。そうすることで、ツールの重要度も必然と高まると思います。
──社会保険労務士の立場からのご意見もぜひ伺いたいです。TimeCrowdは働き方改革の文脈でも活用できると感じますか？
十分活用できると感じます。
そもそも昨今の労務環境の流れとして、働き方改革関連法が2019年4月より順次施行されています。その結果、現在では残業時間の規制が厳しくなり、月に最大100時間、基本的には月80時間まで残業時間を抑えなければならなくなりました。
このような背景から社労士の業界では、企業の働き方改革への対応に伴い「残業時間削減のコンサルティング」を行うケースが多々あります。しかし、私としては正直うまく機能しているとは感じていません。なぜなら、残業時間だけに着目しているためです。ただ「残業申請のルールを作りましょう」などのソリューションを提案しているだけで、これは本質的な働き方改革ではありません。
しかしTimeCrowdを活用すれば、残業時間ではなく業務時間を見直すことができます。
「削減する時間数」と「その時間をどの業務で削るか」ということを、TimeCrowdで取得したデータをもとに議論できれば、働き方改革の推進にも繋がるでしょう。
──最後に、TimeCrowdの導入を検討している方へ何かメッセージをお願いいたします。
TimeCrowdのような時間管理ツールに関しては、いずれ導入しなければならない時期が来ると思います。なぜなら、テレワークか否かに関わらず、従業員を評価するにあたって、何に時間を使っているのかは非常に重要な要素だからです。
ただし導入時に一番重要なことは、導入する目的を明確化することです。目的を考えずに「テレワークになったから、時間管理ツールを使おう」という短絡的な理由で導入すると、高い効果は見込めません。マネジメントなのか、評価制度なのか、何を目的に導入するのかをしっかりと設計したうえで、社員に丁寧に説明してから導入すると良いでしょう。
TimeCrowdは、打刻機能とレポート機能を備えたシンプルな操作性が特徴です。導入のしやすさ・使いやすさという点で非常に優れていると感じますので、ぜひ活用してみてください。
編集後記
今回は経営者として、そして社労士としてのTimeCrowdの活用方法をお聞きすることができました。
印象に残ったのは「ツールは導入する目的を明確化しないと高い効果は見込めない」という趣旨の言葉です。導入する目的を明確化することで、Flucle様のように生産性の向上にも繋げられるということですね。
時間管理ツールの導入を検討している方には非常に参考になるお話だったのではないでしょうか。
TimeCrowdの法人向けプランは最初の2週間は無料で試すこともできるので、まずはお気軽にお問い合わせください。
