「社員の業務時間の見える化をしたい」という理由で、時間管理ツールの導入を検討している方もいるのではないでしょうか。
しかし、時間管理ツールはただ導入すれば良いというものではありません。社員との意識の共有や活用方法など導入時に考えていきたいポイントがいくつかあります。
そこで今回はTimeCrowdを導入し、業務効率向上を達成した株式会社Flucle 代表取締役 三田弘道様にインタビューを実施。経営者兼社労士でもある三田様ならではのTimeCrowdの活用法や導入時のポイントなどをお聞きすることができました。
代表取締役 三田弘道様
2015年株式会社Flucleを設立し、中小企業や社会保険労務士の人事労務業務をサポートするサービス「HRbase」を提供している。
就業規則を作成できる労務管理クラウドサービス「HRbase」を運営
御社の事業内容を教えてください。
株式会社Flucleでは、就業規則や雇用契約書作成、労務相談ができる労務管理クラウドサービス「HRbase」を運営しています。そのほかにも、人事労務のQ＆Aサイト「HRbase Solutions」の運営や人事労務のコンサルティングもしています。
例えば労務管理担当になりたての人でも、「HRbase」を使えば簡単に就業規則を作成することができるのでしょうか？
そうですね、「労務管理はややこしいし、わからない。しかも、お金がかかる」という印象を持つ方からも、「HRbaseでは、こんなに早く、安く簡単にできるのか」というお声を頂いています。
三田様のお仕事内容を教えてください。
私は経営者なので、仕事内容は多岐に渡ります。今でしたら、新サービスの開発やマーケティングをしたり、会議に参加したり、あとは細かいコンテンツをつくることが多いですね。
今後どのような新サービスを出していきたいとお考えですか？
より顧客ニーズに添えるように、社労士向けの「HRbase」を提供していきたいです。また、就業規則に付随したルールブックなどをつくり、会社のルールを明確化するお手伝いをすることで、より安心して働ける世界をつくっていきたいと考えています。
TimeCrowdを活用し、助け合いの文化も生まれた。
TimeCrowdの導入をした背景や課題について教えて頂けますでしょうか。
まず、TimeCrowdは「私個人が導入する段階」と「メンバー全員が導入する段階」の2段階に分けて導入しました。
その上で、私個人としては「単純に24時間の使い方の見直しがいたい」と考え、導入しました。タイムトラッキング（時間管理）をしないと、見直しは難しいと考えました。
メンバーにも導入を広げたのは、当社はリモートワークが多いため、「皆が何に時間をかけているのかを把握し、効果を最大化したい」という思いからです。
三田様個人でのTimeCrowdの使い方について教えて頂けますでしょうか。
まず時間の使い方の指標を決めました。
私の場合、いかに収益の柱である「コンサルティング」の時間を減らして効率的に収益を生みつつ、新規事業である「HRbase」に時間を振り向けられるか、を指標にしています。この指標の下、タスク別に時間を測り、レポート機能を使って、時間の見直しをしています。
具体的にはどのような見直しをしているのでしょうか。
例えば、先月はHRbase関連には162時間使いました。その内訳を見てみると「開発」に時間をすごく取られており、「直接営業」の時間が少なかったです。そこで、もう少し「直接営業」の時間を取ろう、というような振り返りをしました。TimeCrowdを使用して、どのタスクにどれくらい時間を掛けたか分からないと、できない見直しですね。
経営者として対メンバーのTimeCrowdの使い方について教えて頂けますでしょうか。
使い方は2種類あります。1つ目は「1on1」に紐づけて使っています。TimeCrowdを使うことで、とても建設的な1on1ができるようになりましたね。
※1on1：上司と部下が1対1で話し合い、フィードバックなどを行う。
1on1でTimeCrowdを活用しているんですね。
はい。もしTimeCrowdを活用せず、メンバーの時間の使い方を把握していないと、メンバーがうまく結果が出せなかった場合、1on1時に「今月はできなかったか。じゃあ頑張ろう！」と根性論で終わってしまう恐れがあります。
一方、TimeCrowdを活用すれば、メンバーが何にどれくらいの時間を掛けていたかのが分かります。そのため、結果を出すために「どの時間をどれくらい削って、何に時間をあてれば結果が出そうなのか」を一緒に話し合って探ることができます。
建設的に1on1をできるようになったんですね。
そうですね。実際1on1で時間の見直しをする際には、例えば、あるメンバーは郵送処理やテープの文字起こしなど雑用に多くの時間を取られていた”ことが発見できました。
また営業担当のメンバーの例でいうと、1つの案件に時間を掛けすぎており、”コストと結果が伴っていない”場合が稀にありました。
TimeCrowdを利用し、時間を見える化することで、掛けるべき時間の取捨選択や外注化も含め解決策を一緒に考えることができました。
対メンバーにおけるTimeCrowdの2つ目の使い方は何でしょうか。
全員参加の月に1度の経営会議で使用しています。TimeCrowdのデータを使い「この人はこれくらい時間が掛かって、これくらいのアウトプットをしました」ということを皆で共有しています。
時間の使い方をメンバー全員で共有するんですね。
はい。これって結構大事なんです。テレワークに限らず「横の人が何の仕事をしているのかわからない現象」があるかと思いますが、TimeCrowdのレポート機能を活用すれば「誰がどれくらい何の仕事をしているのか」を皆で共有することができ、その結果”助け合いの文化”も生まれるんですね。
助け合いの文化も生まれるんですね！
はい。例えば、TimeCrowdで皆の状況を共有した結果、比較的時間の余裕のある人が時間に追われている人に「私が少しお手伝いします」というコミュニケーションも生まれることもあります。
誰のためのツールなのかを明確化することが大切。
TimeCrowdの使用者（メンバー）の反応はいかがでしょうか。
「自分が感じていた時間の使い方と実際の使い方にはギャップがある」という反応があり、時間の使い方の振り返りができているようです。
1on1時も、何にどれくらい時間を掛けているのかを私と共有できているので、「できてない？じゃあやろう！」というような根性論の話し合いではなく、“何に時間を掛ければできるようになるのか”を話し合うことができ、それがお互いの納得感に繋がっているかと思います。
TimeCrowd導入して苦労したことなどはありますか？
メンバーに「習慣化させること」です。TimeCrowdを使うことを面倒だと感じる人も少なからずいました。そこをどう習慣化させるか、は考えました。
どのようにしてTimeCrowdを習慣化させたのでしょうか？
誰のためのツールなのかを明確化しました。私の場合は「1on1時に生産性のある話ができるように使う」「自分自身が働き方の見直しをするために使う」という点をメンバーへしっかり伝えることで、「これが自分のためになる」ということを理解してもらい、習慣化へ繋げました。
「自分のためのツールである」ということを意識してもらったんですね。
そうですね。逆にTimeCrowdを自分のためではなく、上司が管理するための「管理ツール」として捉えられるとマズいと思います。上司が部下を管理するために導入していると思われると、「本当はやってないけど、やったことにしよう」とごまかす人も出てくるでしょう。
確かに、管理目的という認識ではTimeCrowdを使用するモチベーションは下がってしまうかもしれませんね。
はい。ポイントは1on1や経営会議など他のイベント事にいかに絡めて活用できるかだと思います。何かと紐付けておかないと、すぐに形骸化するリスクがあると考えます。
TimeCrowdを活用すれば、残業時間ではなく、業務時間を削減することができます。
働き方改革に対しても、TimeCrowdを活用できるのでしょうか。
できます。まず、働き方に対する労務の流れですが、働き方改革関連法が2019年4月より順次施行されています。これにより残業時間の捉えられ方が厳しくなるなか、TimeCrowdを活用することで「働き方改革に沿った、適切な運営ができるようになる」でしょう。
※働き方改革関連法のポイント：36協定も新様式に変わり、残業時間の制限がより厳しくなった。これまでは青天井で残業ができていたが、月に最大100時間、基本的には月80時間まで残業時間を抑えなければならなくなった。
「働き方改革に沿って、適切なコンサルができるようになる」について詳しく教えてください。
よく社労士業界では、働き方改革への対応のために、残業時間削減コンサルを行います。しかし、上手く機能しているとは言えません。理由は「残業時間に注目するから」です。残業時間に注目し、「残業申請のルールを作りましょう」などのソリューションを掲示しているんですね。
しかし、これは間違ってはいませんが、業務の中身を見ておらず、本質論ではありません。TimeCrowdを活用すれば、残業時間ではなく、業務時間を削減することができます。削減する時間数とその時間をどの業務で削るかということを、TimeCrowdを使用することで明確化することができます。
業務の中身を見える化できるTimeCrowdを活用することで、業務時間を減らし、結果的に残業時間を減らせるということですね。
はい、そうです。
外注先のエンジニアにもTimeCrowdを使ってもらっているとお聞きしました。
そうですね。外注先のエンジニアさんにもTimeCrowdを使ってもらうことで、何に時間を使っているのかが分かり、費用対効果が分かりやすいというメリットがあります。
また、進捗状況の確認時も、なぜこの作業に時間が掛かったのかを話し合い、建設的なコミュニケーションをすることができています。
最後に、時間管理ツールの導入検討をしている担当者へ、メッセージをお願いいたします。
時間管理ツールに関しては、いずれ入れなければならない時期がくるかと思います。なぜなら、テレワークか否かに関わらず、人を評価するにあたり、何に時間を使っているのかは非常に重要な要素だからです。
ただ、導入時に一番重要なのは、「導入する目的を明確化」すること。目的を考えずに単に「テレワークになったから、時間管理系のツールを使おう」ではあまり良い効果は見込めないでしょう。マネジメントのなのか、評価制度なのか、何を目的に導入するのかをしっかり設計して、かつ社員に説明して導入する必要があると感じています。
その意味でTimeCrowdは基本的には打刻とレポート機能というすごくシンプルなツールなので、導入のしやすさ・使いやすさは非常に優れていると感じています。
編集後記
今回は経営者として、また社労士としてのTimeCrowdの活用方法をお聞きすることができました。印象に残ったのは「導入する目的を明確化しないと良い効果は見込めない」という趣旨の言葉。導入する目的を明確化することで、株式会社Flucleのように生産性向上に繋げられる、ということですね。
時間管理ツールの導入を検討している人には非常に参考になるお話だったのではないでしょうか。TimeCrowdは無料で試すことができるので、まずはアカウント開設だけでも行ってみてください。
取材・ライター：庄子 鮎
