面倒な工数管理を継続させる方法5選!習慣化に役立つツールとは

工数管理は毎日のことなので、「面倒…」と思うこともあるでしょう。しかし、仕事なので拒否することもできないのが辛いところですよね。また、「部下が工数管理に協力的じゃない…」と悩んでいる管理者の人も今現在いるのではないでしょうか。

 

そこで今回は、面倒な工数管理を継続させる方法をご紹介します。また、工数管理に役立つツール「TimeCrowd」のおすすめポイントも解説。ぜひ参考にして、前向きな姿勢で取り組む方法を見つけてみてください。

 

工数管理が面倒に感じる理由

「工数管理面倒だな…」と感じるには、何らかの理由があるはずです。まずは、工数管理を面倒に感じる理由を明確にしていきましょう。

 

目的が定まっていない

工数管理を行う目的がわかっていなければ、面倒に感じるのも無理はありません。工数管理の目的があやふやだと、行っている意義を見出せずにモチベーションが下がってしまいます。

 

工数管理を行うには責任者はもちろん、関わる全員が目的を理解しておくことが大事です。工数管理が必要な理由をモチベーションに変えていきましょう。

 

管理作業が難しい

工数管理は、毎日全ての工数を記録することが必要です。毎日記録するだけでも大変なのに、記録するツールが使いにくかったり見にくかったりすれば、よりハードルが上がってしまいます。

 

工数管理を定着させたいなら、管理作業は誰でも取り組みやすい方法に整えておきましょう。使用するツールもシンプルに使えて便利な機能があるものを選ぶと、面倒に感じにくくなるはずです。

 

チームで共有できてない

工数管理が面倒になっているのは、チームで目的や方法が共有できていないのが原因かもしれません。作業に関わる全ての工数を管理しなければならないのに、1人で積極的に行っていても意味がなくなってしまいます。また、1人がチーム全体の工数を把握して記録するのは無理があるので、全員が足並み揃えて行うことは大事です。

 

工数管理を進めるには、チームで目的や仕方など、情報の共有を徹底しましょう。リーダーが周知を進めるとともに、メンバーが要望や進捗状況などを伝えられる環境作りを意識してみてください。

 

面倒な工数管理を継続させる方法

工数管理を継続して行うには、面倒に思う理由を明確にして、適した対策を行っていきましょう。これから、面倒な工数管理を継続させる方法をご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

 

工数管理の目的を明確にする

先述した通り、工数管理が面倒に感じる理由として、「目的が決まっていない」ことが挙げられます。継続させるためには、目的を明確にすることからはじめましょう。

 

基本的に、工数管理を行う目的は以下の2つに分けられます。

  • プロジェクトにおける作業時間を把握して管理する
  • 生産性をアップして仕事の効率化を図る

目的をしっかり定めた後は、チームで共有することも忘れてはいけません。関わる全員で目的を意識しておけば、モチベーションキープもしやすいでしょう。

 

個人でも管理できるように周知する

工数管理の目的だけでなく、やり方もメンバーに周知することが大事です。やり方でわからない部分があると、「面倒だな…」と思ってしまう隙を作ることになります。

 

工数管理を進める前には、やり方をレクチャーしたり、説明会を開いたりなど、メンバーに伝えるようにしましょう。直接説明することで、メンバーが工数管理についてどういう姿勢でいるかも知ることができます。

 

極力手間を省く

工数管理の手間は、少なければ少ないほど面倒に感じることはありません。そのため、「できるだけ手間を省く」ということを意識して、工数管理を行うのがおすすめです。

 

「入力漏れを防ぐ」「自動的でグラフ化できる」など便利な機能があるツールを取り入れ、手間をかけないようにするのも有効です。最小限の手間で工数管理を行えれば、ハードルがグッと下がって毎日取り組みやすくなります。

 

使いやすいツールで管理する

使いやすいツールを選ぶことも、工数管理の継続に有効です。毎日行う工数管理の記録ツールが使いにくかったり、パソコンスキルがないとできなかったりすると、続かない可能性が高くなります。

 

誰でもシンプルな操作で使えるツールを選択するのがおすすめです。または、誰でもわかりやすい入力フォームを設定しておくなど、工夫を施す方法もあります。職場に合った使いやすいツールや方法を探してみましょう。

 

データを分析し結果をシェアする

工数管理を行ったら、分析結果のシェアも徹底することが、面倒な管理を定着させるポイントです。分析結果をシェアすることで、メンバーの視点を加えることができます。

 

また、結果がわかることで工数管理の成果が理解でき、モチベーションアップの効果も期待できることでしょう。工数管理の結果は、担当者だけでとどめるのではなく、メンバーや会社全体などで共有することを意識してみてください。

 

工数管理を楽にするTimeCrowdのおすすめポイント

工数管理を継続させる方法として、「使いやすいツールで管理する」が挙げられます。そこでおすすめなのが、「TimeCrowd」という時間管理ツール。

 

使いやすさはもちろんのこと、データの見やすさやメンバー間の共有もできるので、工数管理を面倒に感じている人にぴったりといえます。これから、TimeCrowdの工数管理を行う上で役立つポイントをご紹介するので参考にしてみてください。

 

使いやすい

TimeCrowdのおすすめポイントの1つが、使いやすさです。「記録して見える化する」に特化しているので、複雑な操作は必要ありません。

たとえば、チームを作成する場合はオーナーとなる人が、チーム名を入力すれば作成完了。簡単ステップでチームが作れます。招待もURLをメンバーに送るだけとシンプルです。

 

記録はスマホアプリやブラウザ、Chrome拡張など使いやすいものを選べます。はじめて使う人でも悩むことが少ない操作感がTimeCrowdの魅力です。

 

わかりやすい

TimeCrowdは、記録のデータ化も簡単にできますが、色分け表示で見やすいのも魅力です。たとえば、会議や資料作成などの作業内容別に色分けできて、何の工数にどれだけ時間がかかったかが一目でわかります。

 

また、基本の入力画面もシンプルなデザインで見やすいです。分析や日々の入力作業に取り入れやすいでしょう。

 

共有も簡単

メンバーとデータを共有するのに手間取ってしまうと、工数管理が面倒になってしまう可能性があります。しかし、TimeCrowdは共有も簡単です。メンバー機能を使えば、チーム内の人の作業状況をすぐに確認することができます。メンバーの作業内容や時間のシェアはもちろん、データ分析も手間なく進められるでしょう。

 

面倒な工数管理も工夫次第で継続可能

「面倒」と思ってしまいがちな工数管理ですが、原因を明確にして適した方法を取り入れれば、モチベーションを保ちながら進めることは可能です。行う目的を定めたり、メンバーで情報を共有したりしながら、工数管理を積極的に行ってみてください。

 

また、工数管理に便利なツールをお探しの方には、「TimeCrowd」をおすすめします。シンプルな操作で記録からデータ化まで簡単にすることが可能です。個人なら無料で使えますし、企業で導入する場合でも1人あたり月880円とコストを抑えながら使えます。

 

2週間は無料で使えるので、ぜひ操作感や見やすさを気軽にお試しください。

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