サポートメンバーのAika Nukiiです。
このブログで時間管理や働き方の記事を書いていくうえで、そもそもの時間管理の目的について、振り返る機会が増えました。ここでは、時間管理をする上で大切なことについて紹介します。
時間管理で大切なこと～目的～
時間管理をしていくうちに、ついつい忘れてしまうのが、なぜ時間管理を行うかという目的です。時間管理の目的は、仕事の効率化を図るため、チームの生産性を上げるためなど、人それぞれあるでしょう。
実際に時間管理を始めてしばらくすると、気が付けば時間管理することこそが目的となりがちです。しかし、時間管理を目的にすると、業務の正確性や質、そして生産性がみるみる落ちていきます。
例えばですが、あなたが見ず知らずの人にバケツの移動を頼んだとします。
「バケツをあそこの家まで運んでください。」
「火事があそこで発生しています。バケツを火災現場まで運んでください。」
「あなたの家が燃えています。このバケツですぐに消火を」
この3つの言い方のうち、どの言い方が人をすぐに動かすことができると思いますか？
この結果から何がわかるかというと、人は何をすべきか、そして、誰がそれをすべきで、それはなぜなのかという3つがあれば、強い行動力を見せるということです。 上の例はかなりオーバーで極端ですが、これを業務に置き換えてみると、「自分の家」つまり自分の担当領域が燃えている、悪化しているにも関わらず、放置している人がたくさんいます。いつやるか、何をやるか、誰がやるか。どこで、どうやってやるか。これらはみな大切ですが、一番大切なのは「なぜ」それをするかです。
これは、時間管理にも当てはまります。時間管理自体が目的となってしまえば、確かに時間管理を行いますが、それは「時間管理をしているから。しないといけないから」という理由から。それで得られるものは「時間を管理した」という、中身のない行動だけなのです。
「なぜ」時間管理を行っているのかを念頭におくことが大切です。目的を明確にして時間管理を行うことで、その効果をより高く実感することができるでしょう。時間管理はあなたがそれを「なぜ」するのかをよく考えてやりましょう。
時間管理で大切なこと～余裕～
時間管理をしていると、ついつい空白を埋めたくなり、一日のスケジュールをギチギチにしてしまいがちです。しかし、一人で働いているわけではないので、計画を立てても、電話やメール、相談など予期しないスケジュールや依頼が入ってくることもあります。
そうすると、そうした予定を組み込んでいなかった計画はあっという間に破綻し、時間管理そのものがストレスの原因となってしまいます。また、焦って仕事をおこなうことで、仕事のクオリティー低下の原因となってしまいます。
時間管理をする際には、余裕を見ておくことが必要なのです。予定、計画を立てるときは、必ず余裕をもって組み立てる ことが大切です。自分が得意な業務でも、5％～10％余裕をもたせることで、ゆとりができます。そのゆとりは、結果としてあなたの業務をよりスムーズに動かしてくれるはずです。
時間管理で大切なこと～考える時間の確保～
業務 の時間管理をする時に、必ず加えてほしい時間があります。それは、考える時間です。
業務内容ばかりに目をむけていると、業務をこなすことばかりに集中してしまいます。しかし、業務をこなすだけではなく、より良い成果物を出すためには、考える時間、アイデアを絞る時間も大切なのです。
ちなみにビル・ゲイツ、スティーブ・ジョブスなども、この考える時間を大切にしています。一度、一歩引いた立場に立ち返り、じっくり考えを巡らすことで、見えてくることがあるからです。
時間管理に効果を上げるためのこの時間、念頭に置いておきたいですね。できればこの時間は、誰にも邪魔されない時間が良いでしょう。
Googleでも、アイデアを出すこの時間は、とても大切にされているようです。
私があなたに与える新たな課題：あなたの「創造時間」を確保して、それを守ろう。そして、あなたが「誰かの創造する時間を奪う」前に、それが彼らの「創造時間」にとって邪魔になっていないかどうかを考えよう。
ぜひ、今回紹介した3つの大切なことを時間管理に取り入れてみてください。
