テレワークのなかで、期日を守り漏れなく業務を遂行するためには進捗管理の見える化が必須です。
本記事では進捗管理の見える化について、メリットやおすすめのツールをご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。
進捗管理の見える化とは
進捗管理の見える化とは、ビジネスにおけるタスクやプロジェクトの進捗状況を可視化することを指します。近年ではテレワークの普及に伴い、各メンバーの進捗状況が見えないこと（＝ブラックボックス化）から、さまざまな問題が生じています。
たとえば……
- 「実はあの業務が終わっていません」と、納期後に部下から報告を受ける
- 業務に抜け漏れがあって、クライアント先に納品できない
などなど。そんななかで、ツールを導入するなどして本腰を入れて取り組む企業が増えてきています。
進捗管理を見える化するメリット
進捗管理を見える化するメリットをご紹介いたします。
スケジュール意識の向上に繋がる
進捗管理を見える化することで、チームメンバーの業務が予定通りに進んでいるのか、いつでも確認できるようになります。また、進捗状況が公開されることで、各メンバーも納期への意識が芽生え、時間に余裕を持って業務に取り組むようになるでしょう。
これは、とくにシステム開発会社や制作会社など、クライアントへの納品が必要となる業種業態の企業にとっては大きなメリットだといえます。
仕事の優先順位を管理できる
どんな会社・どんな職種でも仕事は無限に存在しますが、基本的には緊急度が高く、且つ重要度が高い仕事から優先的に取り組む必要があります。しかし、この優先順位はなかなか現場メンバーには伝わらないものであり、とくに新人メンバーが多い部署では「なぜ今それをやるの？」と思ってしまうケースも多々見受けられますよね。
進捗管理を見える化すれば、メンバーが今取り組むべき仕事に専念しているのかを確認することができるので、チーム全体で優先順位の高い仕事から効率よく取り組む環境を作れるでしょう。
仕事の優先順位づけの方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
コミュニケーションコストが削減できる
進捗管理を見える化すれば下記のような質問を、わざわざメンバーにする必要がなくなります。
- 「そういえば、あの件は進んでいる？」
- 「あの件は誰が取り組んでいるんだっけ？」
無駄なコミュニケーションの削減にも繋がり、上司も部下も仕事に集中できる時間が増えるでしょう。
▶本当に進捗管理は必要なのか？については、こちらの記事でも解説しているのでぜひ参考にしてください。
進捗管理を見える化するツール7選
進捗管理はITツールを用いて行うのがおすすめです。導入には費用がかかるケースもありますが、タスクごとにチャット機能が付いていたり、カレンダーアプリと連携できたりなど、使い勝手が良いツールが数多くあります。
おすすめの進捗管理ツールを7つご紹介いたしますので、予算と必要な機能を加味したうえで検討してください。
Backlog
出典：Backlog
Backlogはカンバンボード・ガントチャート・バーンダウンチャートなど、さまざまな管理方法で進捗管理の見える化を実現できるツールです。
APIを使ってSlackやChatworkなどの外部ツールと連携することで、いつでもどこからでも業務管理が可能となります。
また、36種類のキャラクターアイコンやいいね機能など、コミュニケーションを円滑にする仕組みも整っているため、ギスギスした雰囲気にならず、円満に進捗管理を行えるでしょう。
Trello
出典：Trello
Trelloはタスクボードで進捗管理ができるツールです。どのタスクが未着手で、どのタスクが進捗中なのか、ひと目で確認できる点が特徴です。
また、タスクはドラッグ&ドロップで直感的に操作ができます。PC操作に問題がなければ誰でも簡単に使えますし、小規模のチームであれば無料プランの機能でも十分なので、興味がある方は気軽に導入してみてください。
Asana
出典：Asana
Asanaはリスト形式で進捗管理ができるツールです。業務ごとに担当者・期日・優先度がひと目でわかるので、スケジュールを徹底したいチームにおすすめです。
また、業務の依存関係を登録することもできます。「この業務はどの業務が完了されたら取り組むべきものなのか」まで確認できるので、行き違いや二度手間などのトラブルを防げるでしょう。
まだ誰も取り組んでいない業務もわかるので、率先して自ら取り組む風土ができれば、テレワークでも主体的なチーム運営が実現できるはずです。
【番外編】TimeCrowd（時間管理ツール）も合わせて使おう
進捗管理をする際には、時間管理ツールのTimeCrowdも併用して利用することをおすすめします。
TimeCrowdは誰が、いつ、何をしているのかをリアルタイムで確認できるツールです。
進捗管理ツールと併用すれば、業務の進捗状況だけではなく、各メンバーが何の業務にどれだけの時間をかけているのかまで把握できます。もし時間をかけすぎている業務があれば効率化をしたり、そもそも削減をしたりなど、業務改善の一手としても活用いただけます。
また、使い方も非常に簡単です。ブラウザ・アプリ・Chrome拡張機能からワンクリックで打刻するだけなので、メンバーの負担にならず、ツールが形骸化する心配もありません。
また、登録から2週間は無料でお試しいただけるので、少しでもご興味がある方はこちらからご登録ください。
▶進捗管理だけではなく、業務可視化をする重要性についてはこちらの記事でも紹介しています。ぜひ参考にしてください。
jooto
出典：jooto
jootoはカンバン方式とガントチャート方式で進捗管理ができるツールです。とくにカンバン方式はドラッグ＆ドロップで誰でも簡単に操作できるので、ツールが形骸化する心配もありません。スマホでも操作が可能なので、いつでもどこでも進捗管理ができます。
また、Googleカレンダーとの連携も可能です。自身が担当するタスクを自動でGoogleカレンダーに反映することで、抜け漏れなく取り組むことができるでしょう。
4人までは無料で使えるので、小規模なチームであればまずは導入してみてはいかがでしょうか。
Wrike
出典：Wrike
Wrikeはセキュリティ保護に力を入れている進捗管理ツールです。
強力な認証、暗号化キーの保管、ロールベースのアクセス制御からなるマルチレイヤーのセキュリティなど、情報漏洩が心配なエンタープライズ企業でも安心して利用できる環境を整えています。
GoogleやSIEMENSなどの世界的な企業も導入しており、導入数はなんと20,000社を超えます。5人までは無料で使えるので、まずは導入して使用感を試してみてはいかがでしょうか。
Taskworld
出典：Taskworld
Taskworldはタスク管理のみならず、各タスクで費やした時間や詳細なアクティビティログまで確認できるツールです。もしタスクの進捗状況が遅い場合には、メンバーが何に時間をかけているのかを特定することで、業務の改善にも繋がるでしょう。
クレジットカードなしでも登録ができるので、無料体験がしやすい点も特徴です。機能に応じて4種類のプランがあるほか、それぞれ年払いを指定すればお得に導入できますので、興味のある方は公式サイトよりご確認ください。
TeamHack
出典：TeamHack
TeamHackは、進捗管理ツール・作業時間計測ツール・情報共有ツールのすべてが一体となったツールです。すべての機能をひとつに集約することで、ツールとツールの間を行き来する手間がなくなり業務効率化にも繋がります。
たとえば下記のような企業様におすすめです。
- システム開発の状況をリアルタイムで管理したい
- テレワークでの伝達ミスを削減したい
- 外部のデザイナー・ライターなどを一元管理したい
メールアドレスひとつで簡単に無料アカウントが作成できるので、導入のハードルが低い点も魅力的なポイントです。
進捗管理の見える化はExcelでも実現できる
この記事を読んでいる方のなかには、下記のような悩みを抱える方もいるでしょう。
- 進捗管理の見える化をしたいけど、セキュリティ的にツールは導入できない
- 予算の関係上、ツールの導入が見送られた
そんな方にはExcelで管理する方法もおすすめです。いわゆる「ガントチャート」を活用して、進捗管理の見える化を実現しましょう。
出典：@IT
業務ごとに期日の予定と実績を記入すれば予実管理もできますし、クラウド上で保管すれば各メンバーがリアルタイムで編集もできます。
Microsoft公式がテンプレートも公開しているので、ぜひこちらを活用して作成してみてください。
進捗管理の見える化で健全なチーム運営をしよう
テレワークのなかで、進捗管理が上手くできず悩んでいる方もいるでしょう。そんな悩みを抱えている方は、本記事で紹介したツールを導入してみてください。きっと、期日通りの業務遂行や各メンバーのタイムマネジメント能力の向上にも繋がるでしょう。
また、ツール導入後には、メンバーのタスクが無事完了した際に「おつかれさま」や「ありがとう」の気持ちを込めて、何かリアクションをしてあげてください。テレワークで働いていると、お互いに感謝や称賛の気持ちを伝える機会も減ってしまいますので、これが何かの良いきっかけとなるはずです。
進捗管理の見える化を通じて、業務も、人間関係も良好なチーム運営をしていきましょう。
