働き方改革の背景から「生産性向上」に注目が集まっています。しかし、いざ取り組もうと思っても何から始めるべきか迷われる企業様も多いでしょう。
本記事では、生産性向上の意味・メリット・代表的な施策などをご紹介いたします。ぜひ参考にしてください。
目次
生産性向上とは
まずは「生産性向上」とはどのような意味を指すのか、確認してみましょう。
生産性の定義
生産性は「アウトプット÷インプット」の式から導き出せます。つまり、インプット（ヒト・モノ・カネなどのリソース）に対して、どのぐらいのアウトプット（成果）が生まれたのかを示すものです。
生産性向上とは、限られたインプットのなかでも高いアウトプットを出す取り組みのことを指します。
生産性の種類
生産性には3種類の意味があります。
- 資本生産性
- 労働生産性
- 全要素生産性
一般的に用いられる生産性は「労働生産性」を指すケースが多く、労働者一人当たりがどのぐらいの成果を出したのかを意味します。
業務効率化との違い
生産性向上は「業務効率化」と混同されるケースが多々あります。
しかし、あくまで業務効率化は「業務上の無駄や手間を削減すること」で、生産性を向上させるための1手段に過ぎません。たとえば研修を通したスキルアップや社内コミュニケーションの円滑化など、業務効率化の他にも生産性向上に繋がる施策はあるので、こちらも合わせて検討してみましょう。
▶「業務効率化と生産性向上の違い」についてはこちらの記事でも解説しているので、ぜひ参考にしてください。
生産性向上がもたらすメリット
生産性が向上すると従業員一人当たりの成果が高まるため、企業にとってはさまざまなメリットがあります。
働き方改革の促進
2018年に公布された働き方改革関連法によって、各社は労働環境の見直しが求められています。とくに2019年より順次施行された法改正に伴い、時間外労働は原則月45時間、年360時間が上限となりました。
このような時代背景のなかで、従業員一人ひとりが今までと同様の（もしくはそれ以上の）成果を出すためには生産性を高めるほかありません。逆に言えば生産性が高まれば、残業時間が減少して働き方改革の促進にも繋がると言えます。
企業の競争力向上
公益財団法人日本生産性本部の『労働生産性の国際比較2020』によれば、日本企業の時間あたり労働生産性は47.9ドル（約5,000円）で、OECD加盟37か国中21位という結果でした。77.0ドル（約8,000円）にも達するアメリカの約6割に過ぎません。
しかし、これは「生産性を高める伸びしろが十分にある」とも捉えられます。
とくに古くからある業界では、まだまだ生産性を高められていない企業が数多く見受けられます。企業としての競争力を高めるためにも、先陣を切って生産性向上に取り組むのも一つの戦略と考えられるでしょう。
人手不足の解消
国内では少子高齢化が進み、人手不足がますます加速していきます。そんななかで「採用に力を入れても、なかなか人が集まらない」と悩む企業も多いでしょう。また、転職が当たり前となった現代では、優秀な人材が退職してしまうケースもありますよね。
しかし生産性を高めれば、このような人手不足の状況を打破できる可能性があります。なぜなら生産性の高い企業は働きやすく、多くの人が集まる傾向にあるためです。そもそも退職者が出にくくなりますし、仮に退職者が出ても優秀な人材をすぐに見つけることができるでしょう。
生産性向上に向けた3つのSTEP
生産性を向上させるためには、業務効率化は切っても切り離せない存在です。無駄な業務を削減することで、従業員一人ひとりを「売上に繋がるような本質的な業務」に集中させることができます。
まずは下記3つのSTEPを通じて、無駄な業務を削減していきましょう。
①課題の洗い出し
まずはどの業務がボトルネックとなっているのか、業務全体を可視化して把握することから始めましょう。
従業員の業務を可視化をするには、TimeCrowdがおすすめです。レポート機能で「誰が・何に・どれぐらい時間をかけているのか」を、ひと目で確認することができます。
実際にレポートで確認すると「Aという業務に社内の複数人が時間を取られていた」「Bさんに特定の業務が集中していた」など、いくつか課題が見えてくるはずです。
▶おすすめの業務可視化ツールについてはこちらの記事でも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
②優先順位の検討
課題が特定できたら、次は解決する優先度を決めましょう。すべての課題に取り組むと時間がかかります。生産性を高めるはずが、それ自体に工数がかかっては元も子もありません。
優先度を決める場合は、重要度と緊急度の2軸から検討しましょう。
- 優先度1：重要度【高】×緊急度【高】
- 優先度2：重要度【小】×緊急度【高】
- 優先度3：重要度【高】×緊急度【小】
- 優先度4：重要度【小】×緊急度【小】
基本的に優先度4は取り組む必要がありません。優先度2と3に取り組むべきかは、社内で生産性向上がどれだけ必須のことなのか、またどれほどのリソースを確保できるのかによって異なります。実施可否については、よく検討してから決めましょう。
③解決策の実施
優先度の高い課題に対して、それぞれ適切にアプローチをする必要があります。
たとえば「従業員のほとんどが、月初月末の請求書対応に時間が割かれている」という場合、帳簿書類の電子化ツールを導入するのが良いでしょう。また「テレワークで社内コミュニケーションが希薄となり新入社員が定着しない」という場合には、オンラインで各部署と雑談する機会を作ったり、もしくはチャットツールで雑談専用のチャンネルを作ったりなど、試行錯誤が必要となるケースもあります。
いずれにせよ、複数の従業員を巻き込んで実施する場合が多いため「課題に対して最も適切なアプローチは何か？」をあらかじめ考えてから取り組むべきと言えます。
生産性向上の代表的な施策
生産性向上のために、一般的に実施される施策をご紹介いたします。
業務効率化ツールの導入
ボトルネックとなる業務に対して、ツールを導入するケースが最も代表的です。
- 電子印鑑ツール（Shachihata Cloudなど）
- チャットツール（Slack、ChatWorkなど）
- 情報共有ツール（esa、DocBaseなど）
- タスク管理ツール（Trello、backlogなど）
- RPAツール（WinActor、Robo-Patなど）
導入する際には、価格以外にも下記3点を確認するようにしましょう。
- 必要な機能が備えられているか
- サポート体制は充実しているか（日本語対応か）
- 社内システムと連携できるか
▶おすすめの業務効率化ツールに関してはこちらの記事でも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
従業員個人のスキルアップ
従業員がスキルアップをすれば、一人ひとりのアウトプットの質が高まります。たとえばロジカルシンキング研修や、各業務の知識を高める研修（マーケティングや営業など）が有効です。
最近ではSchooのような学習プラットフォームもあるので、若手でも知識を蓄えれば早い段階から成果を発揮することもできるでしょう。
コミュニケーションの円滑化
社内のコミュニケーションが円滑でない場合、なかなか業務が前に進みません。
とくにテレワークを実施している企業の場合、若手が「ちょっといいですか？」と上司に一声かけることも難しいというケースをよく耳にします。チャットツールを導入したり、投稿に対しては必ずリアクションをしたりなど、できるだけコミュニケーションのハードルを下げる取り組みをしていきましょう。
生産性向上に取り組む際のポイント
生産性向上に取り組む際には、必ず下記2点に注意しましょう。
目的を持つ
生産性向上に取り組む目的について、あらかじめ定めておきましょう。
たとえば何かツールを導入する場合、最初は現場に負担がかかりますよね。この際に「なぜこのツールを導入するのか」が不透明だと不信感を募る恐れもあります。なぜツールを導入するのか、引いてはなぜ生産性向上に務めるべきなのかについて、社内全体が納得感を持てないとなかなか前進はしないでしょう。
現場の意見を汲む
生産性向上に関する施策は、基本的に現場を巻き込むことになります。そのため、できるだけ現場の意見を汲み取らないと上手くいきません。たとえば業務効率化のツールを導入しても「機能が複雑で現場メンバーが使えない」もしくは「使いづらくてツールが形骸化してしまった」などの声はよく耳にするものです。
導入する前にツールに触れてもらう、そもそも現場の課題に適したサービスなのか意見を募るなど、現場を中心にした取り組みが必須と言えます。
生産性向上の事例
実際に、生産性向上に取り組まれた企業の事例をご紹介いたします。
■キリンホールディングス様（コーポレートコミュニケーション部IR室）
飲料事業を中心に、世界中でブランド展開をしているキリンホールディングス様。ステークホルダーである株主や投資家とのコミュニケーションを担うコーポレートコミュニケーション部IR室では、3ヶ月に1度の決算発表に向けて常に多くの業務を抱えています。そのような状況のなかで、主務である松田様はテレワークで業務を進めていたことから「誰が・何に・どれぐらい時間をかけているか」がわからず、業務改善を図ることに難しさを感じられていました。
そこで「現状の忙しさを改善しつつ、価値創造に繋がる時間をさらに創出したい」という課題意識から、業務可視化ツールであるTimeCrowdを導入。各メンバーの業務状況が見えた結果「このミーティングに人件費をかけすぎなのでは？」「この業務は本当に◯◯さんがやるべきなのかな？」など、生産性を向上させるための議論が以前より行えるようになったようです。
▶キリンホールディングス様のTimeCrowd活用事例の詳細はこちらからご確認ください。
生産性向上の第一歩はTimeCrowdから
下記2つの理由から、生産性を高めるためには「業務可視化」が必須だと言えます。
- 業務効率化のボトルネックを特定するため
- メンバーや案件ごとの損益管理をするため
また、業務可視化に取り組むにはTimeCrowdの導入がおすすめです。その理由を交えて解説いたします。
業務効率化のボトルネックを特定する
先述した通り、業務効率化を実現するためには「何がボトルネックとなっているのか」を特定してから、解決策を検討する必要があります。そのために、世の中には数多くの業務可視化ツールが存在しますが、実際はそのほとんどが複雑な機能を備えており「業務のボトルネックを特定したいだけなのに操作が難しい」という声を、多くの企業様からいただいています。
そこでTimeCrowdは「業務内容を記録して見える化すること」だけに特化しました。シンプルな操作性からツールが形骸化する心配もなく、PASONA様やKUBOTA様などの大手企業から地方の中小企業様まで、延べ2,000社を超える企業様にご活用いただいています。
また、TimeCrowdではPCのログデータは取得せず、従業員からの申告によって業務状況を可視化しています。そのため「監視」のような印象を与えず導入ができるため、従業員との信頼関係を崩す心配もありません。
メンバーや案件ごとの損益管理をする
メンバーや案件ごとに損益管理をすることは、高い生産性を担保するうえでも非常に重要です。仮に損失が発生しているメンバーや案件があれば、原因を突き止めて改善する必要がありますし、会社全体の損益を悪化させる原因となっていれば、解約も視野に検討する必要があります。
TimeCrowdでは、あらかじめ金額を指定すればメンバーや案件ごとの損益管理ができます。「収益に対して人件費（稼働時間）は適切なのか」をひと目で確認できるため、とくに広告代理店やシステム開発会社などの受託企業、タイムチャージで稼働する弁護士やコンサルタントの方々におすすめの機能です。
最初の2週間は無料でお試しいただけるので、興味のある企業様はぜひ気軽にお問い合わせください。
