“未来の予測”にも活用予定!キリンホールディングスが期待するTimeCrowdの可能性とは

キリンホールディングス株式会社(以下、キリンホールディングス)は、創業以来世界中でキリンブランドを展開しており、近年ではヘルスサイエンス事業にも力を入れています。

そんなキリンホールディングスのコーポレートコミュニケーション部IR室(以下、IR室)では、「業務時間の見える化」や「業務改善」を目的に、2021年4月からTimeCrowdを導入しました。

現在は過去実績の分析がメインとのことでしたが、将来的には”未来の予測”にもTimeCrowdを活用したいと考えているそうです。

 

今回はキリンホールディングス株式会社 コーポレートコミュニケーション部IR室 の松田 憲(まつだ けん)様にお話を伺いました。

 

松田 憲(まつだ けん)様

コーポレートコミュニケーション部 IR室 主務

2006年キリンビール入社。IT子会社であるキリンビジネスステム株式会社で生産・物流関連のシステム開発・運用を担当した後、2010年より飲食店・酒販店向けの業務用営業を担当。2013年にキリンホールディングス グループ経営戦略担当に配属後、2014年より総合商社に出向。香港の食品系ディストリビューターで企画・営業を担当した後、英国の食品メーカーで経営企画、広報CSRを担当。2017年にキリンホールディングスに復帰し、IR室に配属。

 


TimeCrowd導入前の課題

  • 「現状の忙しさを改善しつつ、価値創造に繋がる時間をさらに創出したい」という課題意識があった
  • 勤怠管理システムでは総労働時間の把握はできるが、タスク別の業務時間を把握することができなかった

 

TimeCrowd導入後の効果

  • 「業務時間の見える化」をしてデータ分析を行い、「業務改善」に繋げられそうなケースを発見できた
  • 手軽にタスク別の業務時間を確認できるようになった

 

キリンホールディングスが取り組む「多様性」

最初にIR室の業務内容について教えてください。

松田:IR室のステークホルダーである株主・投資家とさまざまなチャネルを通して、コミュニケーションを取ることが私たちの仕事です。具体的な業務として、例えば3ヶ月に1度の決算発表における「決算説明資料」の作成をしています。決算説明資料では、3ヶ月毎の売上げ実績や市場動向などをストーリー仕立てにして解説しています。

※ステークホルダー:企業の利益関係者

 

「決算説明資料」の1ページ。会員制生ビールサービス「Home Tap」に関する見通しを説明している

 

忙しい部署だからこそ、「業務時間の見える化」と「業務改善」が必要

TimeCrowdはどのような課題意識から導入されたのでしょうか。

松田:端的に言うと、「現状の忙しさを改善しつつ、価値創造に繋がる時間をさらに創出したい」という課題意識からTimeCrowdを導入しました。

 

IR室は業務内容が多く、忙しいイメージがあります。

松田:IR室では3ヶ月に1度の決算発表に向けて、各種準備作業やトップマネジメント層への決算情報に関するインプット、そのほか投資家向けイベントの開催など常に多くの業務を抱えています。

こうした忙しさを改善するために、誰が何にどれくらいの業務時間を掛けているのか、また、それぞれの業務のピーク時期はいつなのか「業務時間の見える化」をして、データを分析した上で「業務改善」するために、TimeCrowdを活用しています。

 

TimeCrowdを使って「業務時間の見える化」はできるかと思いますが、それをどのように業務改善に繋げるお考えでしょうか?

松田:例えば、1人に業務が集中していることがわかれば、該当の業務を複数人に分散させて担当してもらってもいいでしょう。

これまでは予算的な観点でのみ、”この業務をここまで時間を掛けてやる意味があるのか”といった業務の適正性を判断していました。それに加え、これからはTimeCrowdのデータを活用することで、「時間に対するリターン」も検討し、より価値創造ができる時間を創出していきたいと考えています。

 

TimeCrowdのデータを次回以降の業務改善に繋げていく

TimeCrowdはどのような使い方をしていますか?

松田:記録するタイミングは人それぞれですが、IR室のメンバー全員が全業務の時間を計測しています。

 

TimeCrowd以外で時間管理をするために使用しているツールはありますか?

松田:勤怠管理システムとマイクロソフトのOutlookを利用して、総労働時間の把握はしています。ただ、それらのツールだけでは、”タスク別の業務時間”を把握するには、ヒアリングをしなければならないなど、手間がかかってしまいます。その点、TimeCrowdの導入により、手軽にタスク別の業務時間を確認できるようになりました。

 

「業務時間の見える化」や「業務改善」という課題意識を持ち、TimeCrowdを導入されたかと思いますが、改善効果は見られましたか?

松田:TimeCrowdを導入してまだ5ヶ月程度ということもあり、まだ「データを集めている段階」ではあります。ただ次回以降の改善に繋げられそうなケースはありました。

TimeCrowdにより判明したこと 次回以降の改善
複数のプロジェクトに参画したことで、業務のピークが重なってしまうメンバーがいた 適切な業務の分担を行い、ピーク期の重なりを防ぐ
海外事業会社に関するデータ分析の時間が多い 早い時期から海外事業会社に関するタスクに取り掛かり、忙しさの平準化に努める

 

また、TimeCrowdは過去を分析するだけでなく、これまで集めたデータを活用し、”未来の予測”にも使える可能性を秘めたツールでもあります。今はまだトライアル段階ですが、今後はこれまでのデータから業務ピークを予測するなど、未来の予測にも使いたいと考えています。

 

TimeCrowdを利用した”未来の予測”も視野に入れているんですね。

松田:「過去の分析+現在の業務改善」の次のステップとして、”未来の予測”もできたら良いなと思っています。TimeCrowdはシンプルなツールですが、将来得られるかもしれないリターンに期待しています。

 

TimeCrowdは予算的にも導入しやすかった

数ある時間管理ツールの中で、TimeCrowdを選んだポイントを教えてください。

松田:「ランニングコスト」と「使いやすさ」がポイントです。TimeCrowdはコスト的にもリーズナブルで、たとえ使える予算がすでに決まっている期中であっても、予算的な導入のハードルが低いのが嬉しいですね。

また、新しいツールの導入による、過度な業務負担の増加は避けたいと思っていました。その点、TimeCrowdは処理スピードや操作性なども含め、非常に使いやすいため、懸念するほど業務負担は増えないと判断できた点もポイントです。

 

欲を言えば、搭載して欲しい機能はありますか?

松田:多くのメンバーがカレンダーの画面から記録をつけています。そのため、カレンダーの画面から記録をつける際に、一緒にコメントも入れられるようになれば、より便利になると感じています。

 

時間管理ツールの導入検討をしている担当者へ、メッセージをお願いいたします。

松田:TimeCrowdの「手軽に使える点」と「シンプルなシステムだからこそ、二次利用もしやすい点」の2点がとくに素晴らしいと思います。TimeCrowdのデータをどう活用していきたいのか、その考えや狙いさえしっかりしていれば、TimeCrowdのようにシンプルなツールは使いやすいのではないでしょうか。

また、IR室ではもともと業務効率化を図るチームを立ち上げていました。こうした素地があったことは、TimeCrowdを導入・活用する上で追い風になったと感じています。現在、キリングループでは「新たな価値創造を加速する」ということを常に考え、事業展開しています。こうした変革のタイミングでこそ、TimeCrowdは活用すべきだと考えますので、当社のように課題意識を持って変革を目指す企業は一度検討してみてはいかがでしょうか。

 

編集後記

今回の取材を通して、「TimeCrowdで未来を予測する」という活用法が考えられることに初めて気付かされました。確かにTimeCrowdのデータを活用し、1ヶ月~2ヶ月程度先の業務ピークを予測できれば、忙しく働くチームには大きな武器になるでしょう。

またTimeCrowdを習慣化しきれていない企業もある中で、キリンホールディングス様は、「業務効率をする素地ができていたから、TimeCrowdの習慣化が進んでいる」という旨を仰っていました。TimeCrowdを導入するということは、従業員の業務を増やすことを意味します。そのため、何のためにTimeCrowdを導入し、どのような課題を解決したいのかを明確に意識できている企業(従業員)が、TimeCrowdを習慣化し、業務改善に繋げていけるのだと強く感じました。

 

キリンホールディングス様と同様に、「業務時間の見える化」や「業務改善」に課題意識を強く持っている企業は、是非TimeCrowdの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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