TimeCrowdは課題発見のツール！ゴルフ総合企業に聞く、導入後の嬉しい誤算とは？

株式会社ゴルフダイジェスト・オンライン（以下、GDO）は、「ゴルフで世界をつなぐ」をミッションに掲げ、ゴルフ用品の販売や日本最大級のゴルフポータルサイトの運営、ゴルフ場の予約サービス、ゴルフレッスンなどを提供しているゴルフ総合企業です。

GDOではTimeCrowdを導入し、業務委託先の会社がTimeCrowdを使用しています。当初は工数管理の目的で導入したそうですが、現在は課題発見のツールとしても活用しているそうです。ではTimeCrowdを使ってどのように業務の課題を発見し、改善へと繋げているのでしょうか？

今回はGDOの宮下久美子（みやしたくみこ）様に、TimeCrowd導入の経緯や実際にTimeCrowdを使用している業務委託先に関するお話などについて詳しく伺いました。

株式会社ゴルフダイジェスト・オンライン
宮下久美子（みやしたくみこ）様

出版、アパレル業界を経て、ゴルフダイジェスト・オンラインに入社。女性向けゴルフ情報サイトの編集を経験したのち、ゴルフ場予約事業部へ異動してディレクター職に。2020年に発足した全社集約の制作チームに所属し、各事業部から飛び込む制作依頼に追われる日々。コロナ禍で始めた趣味は花を生けること。

TimeCrowdを導入する前の課題

業務委託先の会社に稼働実績を報告していただく必要があったが、その集計・修正作業に手間がかかっている印象だった

TimeCrowdを導入した後の効果

業務委託先の稼働時間管理の負荷をへらすことができた
稼働時間の予実の差異から、課題発見をしやすくなった
作業工数見積もりの精度が上がり、効率的に仕事ができるようになった

1 業務委託先の業務負荷改善のためにTimeCrowdを導入
2 課題発見のツールとしても活用
3 TimeCrowdは顔が見えるツール
4 編集後記

業務委託先の業務負荷改善のためにTimeCrowdを導入

最初にGDOの事業内容を教えてください

宮下：GDOは主に4つの事業を展開しています。

ゴルフメディア：オンラインメディアの運営や広告事業
ゴルフ用品販売：インターネット上でゴルフ用品の販売や中古ゴルフショップ「ゴルフガレージ」の運営
ゴルフレッスン：ゴルフスクール「GOLFTEC by GDO」やジュニア専門のゴルフスクール「キッズゴルフ」の運営
ゴルフ場予約：ゴルフ場の予約サービスや営業サポート

今回TimeCrowdを使用していただいている業務委託先の会社には、主に当社のサイト制作の運用をお願いしています。

どのような経緯でTimeCrowdを導入されたのでしょうか？

宮下：当社は業務委託先の会社より案件・業務毎に稼働時間を毎月ご報告いただいていました。TimeCrowd導入前は、Outlookの予定表に稼働時間を入力し、データをCSVファイルに落として、それを集計して当社に報告していただいていましたが、その作業を見ていて、修正や集計の手間と時間がかかっている印象がありました。Excelで管理するなど工夫されていたようですが、もっと業務委託先の業務負荷を改善したいと考え、部署内で検討して、TimeCrowdを導入しました。

業務委託先の業務負荷を減らしたいという思いで導入されたんですね。

宮下：そうですね。業務委託会社には稼働時間の集計作業において、そのほかにも（以下のような）複数の負担があったようです。

データ入力の精度：稼働時間をざっくり入力する人もいれば、細かくつける人もいて、人によってデータ入力の精度が異なっていた
見えない負荷：入力忘れの際に稼働時間を思い出すといった「考える負荷」があった
案件名がバラバラ：同じ業務をしていたとしても、案件名がバラバラで入力されていた

TimeCrowdを導入したことにより、これらの負担を全体的に軽減することができたと聞いています。「負荷は1/2以下に軽減されたと思います」という感想もいただき、導入して本当に良かったと思っています。

課題発見のツールとしても活用

業務委託先ではTimeCrowdはどのように使用されているのでしょうか？

宮下：進行管理をしている他のプロジェクト管理ツールと連携させながら、基本的には全業務をTimeCrowdで記録をとっていただいています。

業務負荷の改善のほかに、TimeCrowd導入により改善されたことはありますか？

宮下：当初は稼働時間の管理（=工数管理）の負荷を減らしたいと考え、TimeCrowdを導入し、実際に減らすことができました。また、活用していくうちに、想定していた業務時間と実際の業務時間とを比較することで、Timecrowdが課題発見に役立つこともわかってきました。

具体的にはどのような課題を発見できましたか？

宮下：例えばデザイン業務で、見込み時間と実績時間に大幅なギャップがあったことがあります。そのギャップに課題の種があると考え、ディレクターにヒアリングしたところ、「デザイン修正が多くあった」ことがわかりました。そこで、指示の出し方や修正確認の精度について振り返りを行い、改善につなげたことがありました。

TimeCrowdで稼働時間を計測し、見込みの業務時間と実際の業務時間のギャップから課題を発見することができたんですね。

宮下：そのほか、TimeCrowdを導入したメリットとして、業務委託先からは「稼働時間の見積もりの精度」が上がったという声も聞きます。以前は案件を受託した際には、「大体〇時間くらいかかっていた」と、記憶を呼び起こして稼働時間を見積もっていたそうです。一方、現在はTimeCrowdで過去受けた同じような案件の稼働時間を参考に、「この案件だったら〇時間でできると思います」という報告をしていただいています。どうしても稼働時間の見積もりは多めにとってしまいがちだと思いますが、業務委託先にTimeCrowdを活用することで、正確に時間を見積もり、業務効率を上げていただけている印象を受けます。

TimeCrowdは顔が見えるツール

数ある時間管理ツールのなかでTimeCrowdを選んだ理由は何でしょうか？

宮下：TimeCrowdの拡張機能を使って、当社が使用しているプロジェクト管理ツールと紐付けて打刻できる点が良いなと思ったからです。また、デザインもシンプルで直感的に使えるので、導入のハードルも低いだろうと考えたのもTimeCrowdを選んだ理由です。あとは金額もリーズナブルでした。

TimeCrowd導入にあたり苦労したことはありましたか？

宮下：打刻をする習慣がつくまでは、付け忘れなども見受けられましたが、苦労というレベルではないですね。ただそれも1ヶ月くらいで習慣化されていました。また導入当初からTimeCrowdを運営するタイムクラウド株式会社の代表西小倉さんが「どういう機能があったら使いやすいですか？」など積極的にヒアリングをしてくださいました。そして、私たちから要望をお伝えすると、どんどん改修をしていただきました。西小倉さんのご協力もあり、業務委託先の担当者からも「使いやすい」という声をいただいています。

具体的にどのような改修がありましたか？

宮下：例えば、マイタスクのスケジュール表で、タスクの拡大表示をできるようにしていただきました。以前は拡大表示ができず、複数のタスクがスケジュール表上で重なって、少し見にくいと感じていたのですが、すっかり改善されました。

TimeCrowdのここが改善されたら嬉しいというポイントはありますか？

宮下：業務委託先には当社のさまざまな事業部からの案件を請け負っていただいています。追加料金はかかるかとは思いますが、事業部毎にTimeCrowdのグループを分けられたら、もっと利便性が上がるのではと感じています。

最後に時間管理ツールの導入検討をしている担当者へ、メッセージをお願いします。

宮下：当初は工数管理を目的にTimeCrowdを導入しましたが、実際には課題発見にも活用できることがわかりました。業務改善を進めていきたい会社にはおすすめです。気軽に機能の改修について、タイムクラウドさんへご相談できるのも魅力的だと思います。4年近くお付き合いさせていただいている関係性もあるかもしれませんが、とても相談しやすいと感じています。開発者の顔が見えるツールは珍しいと思いますし、相談しやすく使いやすいので、あまり身構えずに使ってみてはいかがでしょうか。

編集後記

TimeCrowdは稼働時間を計測できるシンプルなツールではありますが、導入したあと良い意味で思わぬ活用法を見つける企業は数多くあります。例えば、TimeCrowdで稼働時間を共有することにより、「今何していますか？」というコミュニケーションを省略して、効率的に業務を進めることができるようになった企業もありました。

GDO様については、当初の目的にはなかった“課題を発見するツール“としてもTimeCrowdを使用しています。工数管理・課題発見・コミュニケーションコストの削減など、さまざまなメリットのあるTimeCrowdはお試しで2週間無料で使用できます。この記事を読んで興味が出た方は一度TimeCrowdを使ってみてはいかがでしょうか。